Quels sont les différents types de logiciels de réceptionniste?
Le logiciel de la réceptionniste peut effectuer différentes tâches. Il peut aider à organiser les messages, à garder la trace des employés et à gérer les appels entrants. Il existe également des suites de logiciels qui permettent à un utilisateur d'intégrer plusieurs de ces fonctions dans un même package, ainsi que des programmes qui gèrent les fonctions de réceptionniste pour des industries spécifiques.
Un des types les plus simples de logiciels de réceptionniste sont les programmes qui organisent les messages et suivent la disponibilité des employés. Ces programmes permettent aux réceptionnistes d’enregistrer électroniquement tous les messages entrants, y compris l’heure de livraison au destinataire. Ils peuvent également avoir des fonctionnalités de calendrier qui fournissent des informations actuelles sur l'emplacement des employés en plus de permettre aux réceptionnistes de prendre des rendez-vous pour les autres. Certains programmes s’intègrent également à d’autres fonctions, telles que la messagerie électronique, afin d’accroître la capacité de transmission des messages.
Il existe également des types de logiciels de réceptionniste qui sont utilisés pour suivre et aider l'utilisation du téléphone dans les entreprises où le volume des appels est élevé. Ces produits consistent généralement en un écran qui affiche des informations sur les appels et les outils pour les créer. Les informations peuvent inclure le numéro actuel, les appels en attente et les informations de base sur le client. Les outils peuvent inclure tout ce qui peut aider à passer un appel, tel qu'un clavier, une capacité de mise en attente et de raccrochage, ainsi qu'une identification de l'appelant (ID).
Un logiciel de réceptionniste qui aide un utilisateur à faire un appel peut également exécuter des fonctions pour d'autres lignes. Il peut vérifier si une ligne est libre et transférer automatiquement l'appel ou l'envoyer à la messagerie vocale. Cette capacité peut englober un ou plusieurs sites, en fonction de la taille et de la complexité de l'organisation. Certains produits permettent également des fonctionnalités multilignes, telles que la possibilité d’organiser et de modérer des conférences téléphoniques.
Certains types de logiciels de réceptionniste sont conçus pour gérer les défis d’un certain secteur. Par exemple, certains produits destinés au secteur médical ont des fonctions permettant de traiter les dossiers des patients, d'envoyer des rappels de rendez-vous et de gérer les options de libre-service pour les patients. De telles fonctionnalités sont destinées à automatiser certains des aspects les plus répétitifs du travail de réception dans une zone donnée.
Quelle que soit sa fonction, la plupart des logiciels de la réceptionniste auront une interface utilisateur graphique (GUI). Cela montrera souvent tous les outils disponibles sur un seul écran. La manière dont il est organisé et le nombre de fonctionnalités disponibles varient considérablement selon les produits. Par exemple, certains types de logiciels affichent un appel ou un numéro de poste à la fois, tandis que d'autres affichent plusieurs postes et leur statut sur un seul écran.