Quels sont les différents types de service de réponse téléphonique?
Il existe plusieurs types de répondeurs téléphoniques pour aider les professionnels de tous les secteurs. Certains services de cette catégorie incluent les services de répondeur automatique, les services en direct, les services de répondeur Internet et les centres d'appels. Certaines de ces sociétés peuvent également proposer différents forfaits de répondeur téléphonique adaptés à des entreprises ou à des professions spécifiques, tels que les médecins, les vendeurs et les avocats.
Un service de répondeur téléphonique en direct est disponible en plusieurs formats. Par exemple, certains services sont gérés par des travailleurs à domicile auxquels le client transmet les appels lorsqu'il souhaite obtenir une couverture. Dans d'autres cas, le service de réponse téléphonique en direct emploie une main-d'œuvre plus nombreuse sur un site pour fournir une couverture téléphonique sur les banques téléphoniques. Dans les deux cas, les appels téléphoniques entrants du client reçoivent une réponse permettant à l'appelant de croire qu'il est parvenu au bureau du client où une personne vivante est employée en tant que réceptionniste.
Un centre d'appels est un service de réponse téléphonique mieux adapté aux grandes entreprises avec un volume d'appels entrant très important. En outre, lorsqu'une couverture de 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 est requise, un centre d'appels constitue un choix plus pratique, car de nombreux petits services n'offrent pas cette fonctionnalité. Les centres d'appels emploient des effectifs plus importants qui travaillent par roulement pour fournir une couverture 24h / 24 aux clients. Certaines entreprises ont des centres d'appels faisant partie de leur propre organisation, tandis que d'autres font appel à des entreprises extérieures à cette fin.
Tous les services de répondeur téléphonique ne proposent pas une personne en direct pour répondre aux appels. Certains services sont automatisés et utilisent des applications logicielles ou la technologie Internet. Sans fournir l'avantage de donner aux appelants l'impression d'être un membre du personnel en direct au bureau, ces services ont tendance à être nettement moins onéreux que les services de réponse vocale. De plus, lorsque les appelants laissent un message vocal enregistré, la possibilité d’erreurs dans la communication diminue considérablement. Certains de ces services envoient également un courrier électronique ou un message texte instantané au client pour l'informer qu'un message vocal vient d'être laissé, invitant le professionnel à vérifier les messages dès que l'opportunité se présente.
Certains types de répondeurs téléphoniques ont un personnel spécialement formé pour certaines industries. Par exemple, un médecin peut avoir besoin d'un service de réponse téléphonique qui engage des personnes possédant un certain niveau de connaissance de la terminologie médicale de base. Les autres professions susceptibles de tirer parti de l’utilisation d’un service téléphonique spécialisé incluent les avocats et les professionnels de la vente.