Quelles sont les différentes façons de faire l'inventaire?
L’inventaire fait partie du processus de base d’une gestion et d’un contrôle responsables de l’entreprise. En effectuant périodiquement un comptage physique, il est possible de s'assurer que tous les articles pertinents sont correctement comptabilisés et que les documents actuels relatifs à la valeur de l'inventaire sont exacts. Voici quelques exemples de méthodes utilisées par les entreprises pour gérer ce type de contrôle des matériaux au fil des ans.
Une approche reconnue pour dresser l'inventaire est connue sous le nom de comptage de cycles. Utilisée depuis de nombreuses années dans les usines de textile, cette approche a nécessité la réalisation d'inventaires physiques réguliers d'une partie des matières stockées dans les magasins de fournitures au niveau de l'usine. De nombreuses entreprises textiles gèrent leurs approvisionnements en utilisant ce que l’on appelle des codes de matériau, qui constituent simplement un moyen simple de classer divers composants et matériaux associés à la fonction d’un service donné de l’usine.
Un nombre de cycles typique identifierait un nombre limité de codes d'articles à inventorier chaque mois civil. Les codes de matériau sélectionnés seraient soumis à un comptage physique, chaque unité de chaque article étant répertoriée sous ces codes comptés physiquement. Le résultat du comptage de cycles est comparé aux enregistrements conservées des recettes et des numéros de ces articles, et toute différence entre les deux est consignée et rapprochée. Les comptages de cycles sont généralement structurés de manière à permettre le dénombrement physique de l’ensemble de l’inventaire au cours de l’année. Ils facilitent donc beaucoup le processus de rapprochement annuel complet des magasins.
Grâce à l'utilisation de logiciels modernes, il est également possible de dresser rapidement l'inventaire d'un groupe d'articles sélectionné avec une grande facilité. Par exemple, générer une impression de la quantité de fournitures de bureau qui devrait être disponible est très simple. Le rapport imprimé indiquera la quantité de chaque élément qui doit encore être distribuée à un service donné, à compter de la date à laquelle le rapport est extrait. Cette approche nécessite que tous les reçus et tous les problèmes soient enregistrés dans la base de données avant que le rapport ne soit généré; sinon, le compte sera éteint.
De nombreuses entreprises utilisent un processus qui repose fortement sur l'utilisation du FIFO et du LIFO. Acronymes pour le premier entré dernier sorti et le dernier entré premier sorti respectivement, ce type de gestion des stocks repose sur un enregistrement précis de la date d'arrivée des articles et de leur décaissement au profit d'un département donné de l'entreprise. Avec cette approche, les unités restantes d'un article donné sont physiquement vérifiées après que les reçus de la journée et les numéros ont été entrés dans la base de données de la chaîne d'approvisionnement. Ce processus permet souvent aux petites entreprises qui doivent minimiser leurs stocks, à des fins fiscales, de toujours savoir exactement ce qu'elles ont sous la main et de prendre des mesures si une quantité importante d'un élément donné ne peut pas être comptabilisée.
Les processus d'inventaire peuvent être très élaborés ou très simples, en fonction des besoins de l'entreprise. En choisissant le bon type de système de suivi et de logiciel, et en faisant preuve de diligence dans le comptage physique des unités, il est possible de s'assurer que les enregistrements de matériel sont toujours exacts. Cela rend la valorisation de tous les types de stocks, des matières premières aux produits finis, beaucoup plus facile qu’il ne le serait autrement.