Que fait un département de distribution?
Les services de distribution sont des services chargés de recevoir les articles commandés auprès des fournisseurs et de les diriger vers la division ou le service approprié au sein d'une entreprise. L'idée est de créer une situation dans laquelle tous les biens sont comptabilisés à partir du moment où ils sont livrés, jusqu'au moment où ils sont livrés à une unité spécifique au sein de l'entreprise. L'utilisation d'un service de distribution facilite la gestion des coûts et réduit les risques de gaspillage, ainsi que la possibilité de retarder la production en raison du transfert de marchandises au mauvais service au moment de la livraison.
La taille et la portée d'un service de distribution varieront d'un contexte d'entreprise à un autre. En règle générale, les marchandises entrantes sont acceptées par un service destinataire, qui vérifie que les marchandises reçues sont du même type et de la même quantité que celles indiquées dans les documents d'accompagnement. À partir de là, les marchandises sont placées dans une zone de stockage et les documents sont transmis au service de distribution. Les personnes impliquées dans le processus de gestion de la distribution prennent les dispositions nécessaires pour acheminer les biens reçus aux divisions ou services appropriés de l'entreprise. Une fois les marchandises livrées au bon département, le personnel de distribution enregistre la date et l'heure de la livraison, le nom du destinataire, puis marque l'opération comme étant terminée.
Faire appel à un service de distribution est avantageux à plusieurs égards. Premièrement, le ministère ajoute un autre niveau de sécurité, car le contrôle minutieux de l'emplacement actuel des marchandises reçues dans le pipeline de la société permet de réduire les risques de vol des employés. La quantité de marchandises doit correspondre à celle indiquée comme reçue par le service destinataire et doit également correspondre aux quantités qui sont émises ou distribuées aux différents services de la structure de l'entreprise. S'il existe une sorte de variance, des mesures peuvent être prises pour déterminer où la variance a eu lieu, et ainsi permettre d'identifier plus facilement qui peut avoir volé les marchandises.
Plusieurs tâches du service de distribution sont généralement communes à ce type d'opération. Avec un responsable de département, un ou plusieurs opérateurs de distribution font généralement partie de l'équipe de distribution. Les opérateurs travaillent souvent avec le service destinataire pour vérifier les quantités et les types de marchandises, s’assurer qu’elles sont entreposées au bon endroit pendant la distribution à d’autres secteurs de la société et préparer les documents qui autorisent le retrait des marchandises de leur transport à leur destination. Certains opérateurs peuvent se concentrer davantage sur la manutention réelle des marchandises, tandis que d'autres traitent des étapes administratives du processus de distribution.