Que fait un animateur de réunion?
Un animateur de réunion peut remplir différents rôles, en fonction du type de réunion. Par exemple, il pourrait être chargé d’enregistrer les procès-verbaux et de s’assurer que les discours, les discussions ou les présentations respectent le temps imparti. Certaines réunions peuvent porter sur des sujets controversés ou émotionnels, de sorte que le facilitateur peut jouer davantage un rôle de modérateur de réunion dans ce cas. Une autre responsabilité typique d'un animateur de réunion consiste à maintenir la pertinence du dialogue en faisant une pause ou en changeant de direction lorsque la conversation sort de la conversation. En général, il aide et guide le processus sans tenter d'influencer le résultat.
Les organisations planifient des réunions pour diverses raisons. Ils constituent une procédure standard pour de nombreux types d’entreprises, tandis que d’autres peuvent avoir des réunions moins fréquemment. Les types de rassemblement peuvent aller des réunions hebdomadaires du personnel aux retraites d’entreprise de plusieurs jours. Les réunions peuvent avoir lieu au bureau, hors site et même en ligne. Un animateur de réunion peut être un employé, par exemple un membre du personnel administratif, ou un consultant externe engagé spécifiquement pour organiser et diriger des réunions.
Avant la réunion, un animateur de la réunion se préparera généralement en identifiant et en recherchant tout problème pertinent. Il peut créer l'ordre du jour et communiquer avec les participants à la réunion, en les informant des détails et en fournissant des informations préalables, telles que des sujets de discussion. Souvent, les animateurs s’occupent des détails logistiques, tels que l’aménagement du lieu de la réunion avec les nécessités telles que le mobilier, les fournitures et les rafraîchissements.
Communément appelé modérateur, le facilitateur de la réunion peut avoir une liste de problèmes ou de questions à débattre. Il commence généralement le dialogue et peut garder l'heure, en déplaçant le sujet pour faire avancer la discussion si nécessaire. Souvent, il ne participe pas au résultat, mais agit en tant qu'agent impartial de l'organisation. Il pourrait participer en encourageant la discussion et en aidant certaines personnes à contribuer. En plus de prendre des notes personnelles, il pourrait également utiliser un grand tableau ou d’autres supports visuels pour compléter la discussion et développer ses idées.
Un animateur de réunion sert souvent également d’enregistreur de réunion. Il peut ou non participer au dialogue, mais sa fonction principale est d’enregistrer les procès-verbaux. Cela se fait généralement en les écrivant ou en les tapant à la main, ou en utilisant un appareil d'enregistrement. Plus tard, l’enregistreur pourrait transcrire les notes et distribuer les comptes rendus de réunions ou les rapports.
L'une des caractéristiques d'un bon animateur de réunion est sa capacité à être impartial. Faire preuve de souci du détail et aider les participants à respecter les délais impartis tout en progressant dans la réalisation de leurs objectifs déclarés sont d'autres compétences utiles. En général, la conduite de réunions efficaces implique également la volonté de l'animateur de suivre les participants et de les aider à prendre des mesures pour atteindre les objectifs qu'ils ont définis.