Que signifie "niveau d'effort"?
Le niveau d'effort correspond au soutien associé à un projet ou à un processus qui ne mène pas directement au résultat souhaité, mais qui joue toujours un rôle critique. Cela peut inclure un assortiment de tâches, et le personnel doit souvent répéter ces tâches régulièrement. Cela nécessite du temps des employés et doit être budgétisé dans les horaires, tout en pesant le besoin de garder les employés concentrés sur des activités avec un objectif concret et mesurable. Les superviseurs peuvent déterminer le niveau d'effort nécessaire pour un projet donné et peuvent décider du mode de budgétisation du temps du personnel.
Dans des domaines comme l’élaboration de projets, la comptabilité, la fourniture de fournitures, les appels téléphoniques et d’autres activités similaires sont des exemples d’efforts nécessaires mais qui ne contribuent pas directement à la réalisation d’un projet. Les comptables effectuant le rapprochement des enregistrements ne travaillent pas directement sur un pont, par exemple, mais leurs services sont nécessaires à la réussite du projet. Les membres du personnel d’appui, tels que les assistants administratifs, effectuent souvent de nombreuses tâches de ce type, s’ils sont engagés dans des activités sans pour autant mener à bien des projets ou atteindre des objectifs spécifiques.
Cela peut également se produire dans la fabrication, où la maintenance de routine, les travaux supplémentaires pour le matériel, etc. sont nécessaires pour pouvoir continuer à travailler, mais ils ne contribuent pas au travail. Huiler un tapis roulant pour s’assurer qu’il se déplace bien ne produit pas plus de produits, par exemple. Les tâches nécessitant un niveau d'effort peuvent devoir être effectuées en dehors de l'horaire de travail normal afin de ne pas interférer; les équipes peuvent arriver tôt ou partir tard, par exemple, pour pouvoir travailler sur des équipements sans perturber la production.
Un problème avec ces tâches est que leur valeur peut être difficile à mesurer. Un employé peut insister sur le fait que des tâches sont nécessaires, ce qui peut éventuellement prendre du temps avec lui, et il peut être difficile de dire s’ils fournissent un véritable soutien ou s’il s’agit simplement d’un travail très chargé. Pour les entreprises soucieuses d’efficacité du personnel, il peut être important de développer des méthodes d’évaluation du niveau d’effort. Cela peut inclure l'examen du nombre total d'heures de travail associé à un projet, l'interview de divers participants au projet pour savoir s'ils bénéficient d'un soutien adéquat, et le fait de demander aux superviseurs de développer une documentation détaillée sur les services d'assistance nécessaires au projet ou au processus de fabrication.
Les employés peuvent trouver les tâches administratives ennuyeuses et frustrantes. En l'absence de résultats ou d'objectifs clairs, ils peuvent avoir l'impression de ne rien apporter de précieux ou d'être enclins à couper les coins ronds puisque leur travail n'est pas immédiatement mesurable. Les superviseurs doivent rester vigilants pour pouvoir intervenir si nécessaire.