Que se passe-t-il dans un guichet médical?
Certaines des tâches les plus courantes exécutées dans un guichet médical sont similaires à celles exécutées dans d’autres types de guichets. Ces tâches consistent notamment à ouvrir et à fermer le bureau chaque jour, à répondre au téléphone et à organiser et gérer un système de classement. Étant donné que le front office et la salle d'attente d'une entreprise sont souvent côte à côte, il est facile pour le personnel administratif médical de gérer les tâches quotidiennes du front office, telles que l'enregistrement des patients, la collecte des factures et la prise de rendez-vous. Souvent, le guichet médical prend en charge les autres visiteurs, tels que les livreurs et les représentants pharmaceutiques. Parfois, les réceptionnistes d’un guichet médical aident également les patients à se déplacer de la salle d’attente à la salle d’examen une fois le rendez-vous fixé.
Le personnel administratif médical, ou les réceptionnistes, ouvriront et fermeront le guichet chaque jour. En règle générale, ces tâches consistent notamment à ouvrir le bureau au début de la journée et à démarrer tous les systèmes nécessaires au bon fonctionnement de celui-ci. Celles-ci peuvent inclure allumer les téléphones et allumer les ordinateurs et démarrer les systèmes informatiques du bureau. Les réceptionnistes peuvent également être amenés à trier le courrier, à obtenir les signatures du personnel approprié, à gérer la caisse enregistreuse et même à effectuer des dépôts bancaires. Habituellement, les réceptionnistes sont chargés de verrouiller le bureau en fin de journée.
Tout au long de la journée, les réceptionnistes du guichet médical aident les patients à se faire enregistrer, prennent leurs paiements et prennent rendez-vous pour les prochains rendez-vous avant leur départ. Ils reçoivent également des appels téléphoniques, planifient et reprogramment des rendez-vous si nécessaire et vérifient les informations relatives à l'assurance maladie de chaque patient. Parfois, une réceptionniste peut avoir besoin de travailler avec la compagnie d'assurance maladie du patient pour déterminer quels services sont couverts et non couverts.
La plupart des guichets médicaux hébergent un certain nombre de fichiers papier et électroniques, et le personnel du guichet est généralement chargé d'organiser ces fichiers et de les récupérer, le cas échéant. Ces documents peuvent inclure tout, des formulaires de patient aux reçus d'achat. Généralement, le personnel médical du front office est chargé de la configuration des nouveaux dossiers de patients, de la mise à jour des dossiers de patients actuels et même de la fermeture des dossiers des patients passés. Parfois, les réceptionnistes doivent faxer, poster ou autrement envoyer les dossiers des patients à un autre service médical. De nombreux guichets médicaux gèrent les opérations de facturation, mais si le bureau est trop petit ou ne dispose pas du matériel nécessaire, l'établissement peut disposer d'un autre bureau séparé pour les questions de facturation.
Bien que la majeure partie de ce qui se passe dans un guichet médical concerne directement les patients, une bonne partie est dédiée aux autres visiteurs. En règle générale, les réceptionnistes du bureau d'accueil sont chargés du traitement des livraisons, qu'il s'agisse de fournitures de bureau ou de fournitures médicales. Le personnel administratif médical traite souvent également avec des représentants du secteur pharmaceutique, bien que ces personnes s’adressent finalement à des médecins et à d’autres membres du personnel médical avant la fin des travaux.
Selon le système du cabinet médical, le personnel du guichet médical peut aider les patients à se déplacer de la salle d'attente à la salle d'examen. Parfois, les infirmières sont responsables d’appeler les patients de la salle d’attente. Si un bureau est particulièrement occupé ou ne dispose pas d'assez d'infirmières, la réceptionniste peut alerter le patient que son rendez-vous est prêt à commencer et lui indiquer où aller.