Qu'est-ce qu'une évaluation de soumission?
Avant d'attribuer un contrat, les entités gouvernementales et les entreprises invitent les fournisseurs et les partenaires commerciaux à soumettre des offres. Le processus d'évaluation des offres implique les décideurs de l'entité qui envisage d'attribuer le contrat, qui examine les termes et conditions de la soumission de chaque fournisseur. Les contrats sont généralement attribués à l'entreprise qui offre la meilleure valeur globale.
Le processus d'appel d'offres commence normalement lorsqu'un gouvernement ou une entité commerciale place des publicités en ligne ou dans les journaux locaux avec les détails d'un projet qu'il a l'intention de réaliser. Les gouvernements qui envisagent de construire de nouvelles écoles, de nouveaux hôpitaux ou de nouvelles routes invitent généralement les entreprises de construction à soumissionner. Dans d'autres cas, les entreprises peuvent être invitées à soumissionner pour des contrats de service, tels que l'installation de lignes téléphoniques, de réseaux de communication ou de systèmes informatiques. L'entité invitant à soumissionner doit indiquer clairement à chaque contractant le montant maximum qu'elle est disposée à dépenser pour le projet et les types précis de services et de biens qu'elle s'attend à recevoir de la part du soumissionnaire retenu.
Les fournisseurs soumettent leurs offres sous forme écrite, mais le processus d’évaluation des offres peut commencer lorsque chaque fournisseur prépare une présentation verbale pour mettre en évidence les points clés de l’offre. Un groupe de personnes préside généralement le processus d’évaluation des offres et tous les membres du groupe assistent à la présentation de chaque fournisseur. À la fin de la présentation, les membres du panel ont l’occasion de poser des questions au présentateur sur les détails de la candidature.
Les personnes impliquées dans le processus d'évaluation des offres commanditent généralement quelqu'un de mener une étude de faisabilité. Cela implique de mener une recherche sur le coût de chaque aspect de la proposition proposée afin de déterminer si les prix proposés sont raisonnables et réalistes. Un gouvernement ou une entreprise peut rencontrer des problèmes financiers si une offre approuvée dépasse son budget, l’étude de faisabilité est donc une partie importante du processus d’évaluation. Des vérifications sont effectuées sur les références du soumissionnaire pour s'assurer que l'entreprise en question possède les licences nécessaires pour effectuer les travaux et que les personnes impliquées possèdent les compétences et les qualifications nécessaires pour mener à bien le projet.
Toute offre qui ne satisfait pas à l'examen est rejetée, tandis que les prix des autres offres sont examinés par le groupe de décideurs. Si les conditions proposées sont comparables, les décideurs accepteront généralement l'offre la moins chère. Dans certains cas, l'entité adjudicatrice peut entamer des négociations avec les soumissionnaires afin d'obtenir des concessions de prix. Le processus d'évaluation des offres tire ses conclusions une fois ces négociations terminées. Les soumissionnaires sont ensuite informés de la décision finale du jury.