Qu'est-ce qu'un enregistrement professionnel?

Un enregistrement professionnel est un document qui enregistre tout type de transaction commerciale. Les termes sont souvent utilisés pour englober tous les documents fournissant des informations de base sur les interactions avec les clients actuels et potentiels, ainsi que les enregistrements relatifs à des transactions spécifiques intervenant entre un fournisseur ou un fournisseur et un client. La tenue d'un enregistrement commercial a pour objectif de pouvoir produire une documentation liée à une transaction spécifique et d'identifier la séquence exacte des événements survenus dans le cadre de cette transaction. De nombreux gouvernements exigent que les entreprises opérant à l'intérieur de leurs frontières développent une stratégie de gestion des enregistrements qui conserve un large éventail d'enregistrements couvrant à peu près tous les aspects des opérations commerciales.

Dans une entreprise, un enregistrement commercial peut concerner plusieurs fonctions différentes. Bien que beaucoup de gens aient tendance à penser que ce type de document commercial se rapporte aux ventes effectuées aux clients, le terme est que ce terme s'applique également à un large éventail de documents. Cela inclut les documents source comptables tels que les demandes d'achat, les commandes d'achat, les listes de colisage, les factures et les paiements émis pour ces factures. Les contrats de travail et le dossier du personnel sont également considérés comme répondant aux critères de base d'un enregistrement professionnel, car ces documents présentent des transactions significatives dans la vie de l'entreprise. Même les mémorandums interoffices, les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration ou des investisseurs et les communiqués de presse entrent souvent dans la catégorie des documents professionnels.

La fonction principale de tout enregistrement professionnel est de documenter l'historique des événements spécifiques de la vie de l'entreprise. Par exemple, le dossier du personnel d’un employé fournira des données précieuses sur l’embauche du particulier, les indemnités ou mesures disciplinaires prises, les ajustements de salaire ou les traitements et les circonstances entourant la démission ou la cessation de l’emploi. Les enregistrements de ce type protègent le

employeur

de réclamations de licenciement illégal ou d'autres types de frais qu'un employé peut porter. Dans le même temps, les détails d'un dossier personnel peuvent également être avantageux pour l'employé si l'employeur n'a pas documenté certains événements ou n'a pris aucune mesure allant au-delà du droit du travail actuel.

La tenue de dossiers précis est essentielle pour fournir la documentation relative aux revenus générés, aux dépenses opérationnelles et à la préparation des déclarations de revenus. En cas d’audit, une entreprise ayant une politique d’enregistrement professionnel solide pourra facilement produire des documents qui corroborent les chiffres fournis dans les déclarations. Cela facilite la vérification de chaque élément de la déclaration de revenus et évite l’imposition de frais de retard et d’autres sanctions qui s’appliqueraient si l’entreprise ne pouvait pas fournir de documents à l’appui de ces chiffres.