Qu'est-ce qu'un plan comptable?
Les tableaux de comptes sont essentiellement une liste des différentes catégories de revenus et de dépenses associés aux finances d’une organisation. Bien que la configuration exacte des postes d'un plan comptable puisse varier légèrement d'une entité à l'autre, il existe quelques catégories de base que l'on retrouve dans à peu près tous les livres de comptabilité. Des catégories supplémentaires peuvent refléter la nature des activités exercées par l'organisation, telles que des fonds de bienfaisance réservés à des fins spécifiques ou des actifs réservés au projet d'expansion associé à la société.
Le groupe de base de catégories que l'on trouve dans un plan comptable ne ressemble pas à celui de presque tous les budgets de ménages. Celles-ci comprennent des postes tels que les soldes et paiements de loyers ou d’emprunts hypothécaires, les services publics de base et toute dette en cours qui est payée chaque mois, tels que les soldes de cartes de crédit. L'ordre exact de ces catégories peut être défini plus précisément en établissant une série d'éléments, ou en suivant une approche du grand livre général et en incluant certains éléments dans de grandes catégories. Par exemple, il peut être utile de structurer le plan comptable de manière à ce que les postes des services d’électricité, d’eau et de téléphone soient tous regroupés dans la catégorie Services publics, plutôt que de figurer comme des catégories autonomes.
Outre les catégories de base incluses dans un plan comptable, il existe souvent des désignations propres à une entité spécifique. Les organisations à but non lucratif peuvent utiliser des éléments permettant de comptabiliser les cotisations des membres, les revenus générés par les activités de collecte de fonds ou les recouvrements à appliquer à un fonds de projet spécifique. Dans le cas des entreprises, le plan comptable impliquera toujours des créances et des dettes dans la structure. Il existe également souvent des catégories permettant un suivi ordonné des fonds discrétionnaires affectés à un service spécifique ou destinés à une utilisation générale par un site de l'entreprise.
De nombreuses organisations choisissent d'utiliser un système de comptes qui nécessite la création d'une désignation alphabétique et numérique pour chaque catégorie indiquée dans le plan comptable. S'il existe des sous-catégories appartenant aux catégories principales, ceci est généralement pris en compte lors de la définition de la séquence de numérotation utilisée dans les grands livres. Ces mêmes désignations apparaîtront également en tant qu’éléments du bilan et du compte de résultat de l’organisation. En suivant ce processus, il est très facile de croiser les transactions et de veiller à ce que les enregistrements financiers restent bien équilibrés.