Qu'est-ce qu'une carte de crédit d'entreprise?
Une carte de crédit d'entreprise peut être définie de plusieurs manières. Il peut s'agir d'une carte utilisable par tous les membres de l'entreprise, en particulier les petites entreprises. Ces cartes peuvent être utilisées comme principal moyen d’achat au quotidien. Alternativement, une entreprise peut émettre une carte de crédit à quelques employés, en particulier à ceux qui doivent se déplacer pour affaires et qui doivent payer les dépenses couvertes par l'entreprise en cours de route.
L’entreprise est responsable du paiement des factures pour les deux types de cartes de crédit d’entreprise, à condition que leur utilisation soit strictement destinée à des dépenses professionnelles approuvées. Cela peut créer des problèmes et les utilisateurs doivent veiller à conserver des reçus et des registres précis lorsqu'ils utilisent les cartes. Un employé peut être responsable de charges qui ne sont pas réellement des dépenses professionnelles, et l'achat d'éléments de la carte qui ne sont pas réellement liés aux activités commerciales peut parfois entraîner la cessation de son emploi.
Il est vrai que certains employés vont abuser d'une carte de crédit d'entreprise, mais avec les avances dans les relevés détaillés, il est probable que cela soit découvert rapidement. Parfois, des abus accidentels se produisent. Lorsque les gens sont habitués à payer pour des choses avec des cartes, il est très facile de payer pour des choses avec la mauvaise carte. Si un employé constate un achat accidentel avec la carte de crédit de l'entreprise, il doit en informer immédiatement les employeurs et être prêt à indemniser immédiatement l'entreprise.
Un problème plus complexe se pose lorsque des employés achètent des choses qui constituent des dépenses professionnelles légitimes tout en achetant des choses pour leur usage personnel. Encore une fois, la conservation détaillée des reçus est la clé pour s’assurer que la société n’achète pas des choses qui n’ont aucun rapport avec ses affaires. Une façon d'éviter cela est de demander des transactions séparées lors d'un achat comprenant des dépenses professionnelles et personnelles, puis d'utiliser la carte de crédit de l'entreprise et une carte personnelle pour payer ces transactions.
Parfois, les personnes qui possèdent une carte de crédit émise en leur nom se demandent si elles pourront tirer parti des avantages offerts par la carte, tels que les miles. La décision d'autoriser l'employé à utiliser des avantages ou des points-cadeaux doit incomber à l'employeur. Lorsque cela n’est pas clair, les employés doivent vérifier auprès de leur employeur avant d’utiliser des avantages. L'entreprise peut vouloir les accumuler pour offrir des cadeaux à ses employés ou économiser de l'argent sur les voyages en avion.
Une façon d'éviter d'utiliser une carte de crédit d'entreprise consiste à créer une méthode de remboursement des dépenses engagées par les employés. Cela implique également que les employés remettent des reçus, mais cela donne aux entreprises moins de possibilités d’enquêter sur les accusations. Beaucoup trouvent qu'une carte de crédit d'entreprise offre plus de commodité que la méthode de réception / remboursement. Un autre avantage des cartes de crédit par rapport à la méthode de réception / remboursement est que les employés disposant de peu d’argent personnel ou de crédit ne seront pas placés dans une situation embarrassante où ils ne pourront pas couvrir leurs dépenses professionnelles légitimes.