Qu'est-ce qu'un programme de conformité?
Un programme de conformité est un programme comportant un ensemble de règles créées par une entreprise afin d'expliquer aux entreprises les moyens de fonctionner légalement dans le respect des normes et réglementations gouvernementales. La plupart des pays et régions ne disposent pas d'une agence unique qui crée ces normes pour toutes les entreprises, mais choisit plutôt d'avoir une ou plusieurs agences qui gèrent le créneau particulier de l'entreprise. Pour aider l'entreprise à respecter les limites légales, une équipe de conformité est généralement utilisée pour lire les nouvelles normes et créer ou mettre à jour le programme de conformité. Le fait de ne pas adhérer à ce programme ou d'y adhérer peut entraîner des pénalités, voire une fermeture complète de l'entreprise par le gouvernement.
Presque toutes les entreprises, indépendamment de ce qu'elles produisent ou font, ont des normes et des lois qui doivent être respectées si elles veulent exercer leurs activités légalement. Par exemple, les industries de l’imprimerie doivent limiter la quantité de produits chimiques organiques volatils (COV) qu’elles utilisent, les industries alimentaires doivent se conformer aux directives en matière d’assainissement et les fabricants aux normes des droits de l’homme. Pour aider à se conformer à ces règles, un programme de conformité décrit ce que les employés et les gestionnaires doivent faire pour empêcher la société de ne pas risquer de ne pas être en conformité. Bien que le gouvernement élabore les règles et les règlements, il appartient généralement à l'entreprise d'élaborer sa propre politique de conformité.
Une majorité de pays et de régions ont de nombreuses agences différentes qui créent des normes. La plupart des entreprises ne doivent prêter attention qu'à un ou deux organismes, en particulier ceux qui contrôlent le créneau de l'entreprise. Par exemple, une entreprise américaine qui transforme des aliments doit prêter attention aux réglementations de la Food and Drug Administration (FDA). Il peut également y avoir des agences d’affaires générales qui dirigent l’ensemble ou de nombreuses entreprises.
Les propriétaires d'entreprise sont libres de consulter les règles et réglementations gouvernementales, mais comme il s'agit généralement d'un travail à temps plein, ils engagent généralement une équipe de conformité. Cette équipe est généralement composée de personnes qui comprennent le langage juridique et savent quelles agences vérifier pour les nouvelles réglementations. Si un nouveau règlement est créé ou si un règlement existant est modifié, cette équipe modifie le programme de conformité de sorte que la société continue de suivre les règles.
Si une entreprise ne parvient pas à mettre en place un programme de conformité ou à y adhérer, cela peut entraîner de graves problèmes. Le meilleur scénario est généralement une amende légère et peut-être un avertissement. Ne pas respecter des réglementations plus sévères peut entraîner la fermeture forcée de l'entreprise par le gouvernement, soit de manière permanente, soit jusqu'à ce que l'entreprise soit en mesure de satisfaire à la réglementation.