Qu'est-ce qu'un organigramme?
Un organigramme décrit visuellement un processus ou les étapes d'un projet. Fréquemment utilisé dans les entreprises, il fournit un point de référence commun aux personnes impliquées dans un projet ou une procédure. C'est également un point de référence utile pour rechercher des erreurs dans un processus ou un projet.
Les entreprises peuvent utiliser des diagrammes de flux distincts pour décrire les processus réels et les meilleurs processus, puis comparer les deux pour améliorer les processus. Un graphique est également une méthode efficace pour former les employés à un nouveau processus. Il est souvent utilisé pour faciliter l’accord sur les étapes d’un projet ou d’un processus. Les diagrammes de flux présentent généralement les avantages suivants: meilleure compréhension d'un processus, amélioration de la qualité et compréhension plus claire des relations entre clients et fournisseurs.
L'organigramme moderne est associé aux premières représentations de la logique des programmes informatiques; Cependant, il peut être utilisé à n'importe quelle fin, pas seulement pour les processus métier. Un graphique peut représenter des instructions d'assemblage pour un produit de consommation, un calendrier pour une activité de financement, ou des instructions d'une destination à une autre. Un logiciel d'application peut utiliser un tel tableau de tâches dans sa documentation utilisateur.
Un organigramme comprend les points de début et de fin, avec les entrées, les sorties, les chemins possibles et les décisions en cours de route. La plupart utilisent des symboles de base; les étapes de début et de fin sont généralement des rectangles ovales ou arrondis. Un rectangle représente une étape du processus et une forme de losange indique une décision. Les flèches qui sortent d'un diamant de décision ont des itinéraires correspondants oui / vrai ou non / faux.
Les cercles représentent les opérations et une flèche en forme de transport. Un triangle indique un stockage et un carré représente une inspection ou une mesure. D'autres formes symbolisent l'entrée et la sortie de données, les documents d'une ou plusieurs pages, les opérations manuelles, les retards et les connecteurs de page suivante. Les symboles contiennent un texte d'identification.
Pour indiquer un processus conjoint, un organigramme combinera deux symboles ou plus. Les flèches entre les symboles illustrent le déroulement des étapes. Un modèle simplifié pourrait utiliser des flèches uniquement pour montrer le déroulement de l'action. Toutes les cartes n'utilisent pas de symboles; certains utilisent des graphiques pour indiquer un produit ou un processus.
Lors de la conception d'un organigramme, une personne doit d'abord rassembler des informations sur le déroulement du processus existant ou prévu. Il peut ensuite créer un tableau de processus d’essai en utilisant les symboles les plus simples possibles. Il faut demander aux autres personnes de rechercher les défauts et d’apporter les modifications nécessaires. Lors de l’élaboration d’un organigramme, les individus doivent s’assurer de bien définir ses limites. De nombreux logiciels bureautiques de base incluent des fonctions permettant de créer ces graphiques, mais il existe également des programmes spécialisés destinés uniquement au processus.