Qu'est-ce qu'une conférence téléphonique gratuite?
La plupart des entreprises qui utilisent des services de conférence audio choisissent de faire appel aux services d’un fournisseur d’appel de conférence fiable. En règle générale, il existe un tarif fixe par minute et par connexion à la conférence facturé à l'expéditeur de l'appel. Cependant, il existe une autre option qui peut être très utile pour les organisations à but non lucratif et les entreprises qui ne sont pas en mesure de dépenser beaucoup d'argent pour les services de téléconférence. Cette option est un service de conférence téléphonique gratuit. Avec une conférence téléphonique gratuite, aucun frais n'est facturé au client pour la conférence. Il n'y a donc aucune facture à payer. Voici quelques informations sur le fonctionnement de la téléconférence gratuite et sur le moment où le service peut constituer une option viable.
À l'heure sélectionnée par l'expéditeur, les participants et l'hôte se connectent au pont de conférence et saisissent un mot de passe prédéfini à la demande d'un message automatisé. Toutes les personnes qui saisissent le code d'accès sont acheminées vers une téléconférence sécurisée, où toutes les parties sont libres d'interagir verbalement. Il n'y a pas d'opérateur d'accueil ou d'intervention. Le processus pour la conférence téléphonique sans frais est totalement automatisé.
La première chose à comprendre à propos de la conférence téléphonique gratuite est qu’elle n’est pas totalement gratuite. Chaque participant assumera le coût d’un appel interurbain pour se connecter au pont de conférence. Les frais n'apparaîtront pas sur une facture émise par le fournisseur de la conférence téléphonique gratuite, mais sous forme de frais pour les minutes générées sur la facture téléphonique individuelle de chaque participant, le coût dépendant du type de forfait interurbain qu'il a mis en place. La durée de la téléconférence gratuite est basée sur le fait que le fournisseur de téléconférence ne facture pas de frais d’installation ni de redevance pour l’utilisation de ses lignes. Le processus consiste strictement en une connexion à une conférence téléphonique sans frais, une série d'appels longue distance aboutissant tous à une conférence commune.
Les fournisseurs de téléconférences gratuites peuvent offrir ce type de service pour deux raisons. Premièrement, leur source de revenus est la quantité de trafic générée sur les lignes réseau ou les lignes aboutissant sur leurs ponts de conférence. Chaque minute, une personne utilise l'une de ses lignes pour une réunion, elle génère des revenus. Deuxièmement, les services de téléconférence gratuits nécessitent très peu d’équipement et de personnel. Cela signifie un coût d'exploitation très faible qui peut facilement être couvert par une utilisation cohérente de leurs installations.
Bien sûr, il existe des moyens de rendre la téléconférence gratuite totalement gratuite. Une méthode consiste à utiliser un téléphone portable pour se connecter à la réunion. Si, normalement, vous n'utilisez pas la banque de minutes de votre téléphone cellulaire autorisée pendant la période de facturation, le coût de la participation à la conférence téléphonique gratuite est en effet gratuit. De plus, si le forfait interurbain de votre service fixe comprend des frais mensuels fixes pour les interurbains illimités, vous ne paierez rien de plus pour assister à une conférence téléphonique gratuite.
Les services de téléconférence gratuits présentent certains inconvénients. Par exemple, les lignes sont disponibles sur la base du premier arrivé, premier servi. Si vous avez un grand nombre de participants qui doivent se réunir pour une téléconférence, rien ne garantit qu'il y aura suffisamment de lignes pendant les heures normales de bureau. En outre, il n’est généralement pas possible de faire appel à un opérateur en cas de bruit de fond ou de toute autre perturbation au cours de la conférence téléphonique gratuite. Toutefois, pour une entreprise qui n’a besoin que d’une demi-douzaine de lignes en dehors des heures de pointe, un service de conférence téléphonique gratuit peut très bien fonctionner et permet de conserver le budget intact en même temps.