Qu'est-ce qu'un enregistrement fonctionnel?
Un enregistrement fonctionnel, également appelé enregistrement opérationnel, est un document écrit décrivant les activités de l'entreprise et les événements qui l'entourent. Il enregistre des informations particulières dans un format spécifique mais ne constitue pas un enregistrement administratif. Ce type de document est le plus souvent créé au moment de l'activité ou presque, et est généralement considéré comme la version la plus fiable des événements, car il est créé à une heure proche des informations qu'elle présente.
Les entreprises tiennent des registres afin de pouvoir fonctionner plus efficacement, rendent compte de leurs activités aux investisseurs et aux agences gouvernementales et évaluent les performances sur une toile de fond historique. Bon nombre des formulaires créés par une entreprise pour l'aider à conserver des enregistrements sont administratifs, tels que les feuilles de contact des employés. Ces formulaires documentent les opérations de bureau standard et les événements que les responsables attendent régulièrement.
Souvent, les entreprises doivent capturer des informations qui ne sont ni administratives ni standard. Cette information est souvent unique dans le temps, bien que la façon dont l'information soit enregistrée puisse être uniforme. Pour documenter ces informations, l'entreprise utilise un enregistrement fonctionnel, ou un enregistrement écrit de ce qui s'est passé, qui lui permet de créer un compte simultané et de récupérer les informations ultérieurement si nécessaire.
Il existe de nombreux types d’enregistrements fonctionnels. Le moyen le plus simple de comprendre l’utilisation de ce type d’outils est peut-être d’examiner quelques exemples courants. Un rapport d'incident est un type d'enregistrement fonctionnel. Les entreprises ont souvent besoin de personnel pour remplir un rapport d'incident qui détaille exactement ce qui s'est passé lorsqu'un employé ou un client est blessé sur les lieux ou dans le cadre de ses activités. Cet enregistrement fonctionnel n'est rempli que lorsque cela est nécessaire, mais il est essentiel car il documente les événements dans les mots des personnes impliquées, à un moment proche de celui où l'événement s'est produit.
Un autre type d’enregistrement fonctionnel est le formulaire de commentaires des clients. Tous les clients ne rempliront pas un formulaire de retour d'informations. Un client ne le fera généralement que lorsqu'il a quelque chose de spécifique à dire sur le service de la journée. Le formulaire de feedback est un enregistrement fonctionnel, car il documente un événement unique qui s'est produit à un moment donné, selon les mots de la personne impliquée.
Un ticket de voyage est un enregistrement fonctionnel qui est rempli plus souvent. Souvent, une entreprise demande à ses chauffeurs de rédiger un rapport contenant les détails d'un voyage à chaque fois qu'un chauffeur sort un véhicule de l'entreprise. De cette manière, si un responsable doit répondre à des questions sur le fonctionnement du véhicule par le passé, il dispose d’un compte rendu d’activités préparé au moment opportun par le conducteur.
Les enregistrements fonctionnels peuvent protéger l’entreprise de toute responsabilité. Les clients et les employés ont souvent des années pour intenter une action en justice contre une entreprise pour plusieurs infractions civiles. Sans un récit d’événements contemporain, il serait difficile pour une entreprise de prouver ce qui s’est passé exactement dans le passé.