Qu'est-ce qu'un document d'orientation?
Un document d’orientation est un type de publication officielle qui fournit des instructions et des suggestions que les lecteurs peuvent utiliser lorsqu’ils s’acquittent des tâches liées à ce document. Les entités gouvernementales publient souvent des documents de ce type pour aider les particuliers et les entreprises à se conformer aux réglementations édictées par les organismes de réglementation, fournissant ainsi des informations précieuses dans un format organisé. Parallèlement aux agences gouvernementales, les entreprises publient parfois des documents d’information qui facilitent la gestion d’un projet ou l’exploitation d’une succursale d’une entreprise établie à l’international.
Bien qu’il n’existe pas de format universel pour un document d’orientation, il existe certains éléments dans presque toutes les publications de ce type. Les documents incluront normalement une introduction fournissant au lecteur des informations de base sur le sujet traité dans les sections suivantes. Il n’est pas inhabituel que l’introduction décrive également les raisons de l’élaboration du document d’orientation et donne un aperçu des objectifs de l’éditeur en termes de valeur pour les lecteurs.
Parallèlement à l’introduction, un document d’orientation est normalement structuré en une série de chapitres qui traitent de questions clefs liées au sujet traité. Chaque sujet est discuté en détail, y compris des informations sur les utilisations possibles, les lois ou réglementations à garder en mémoire dans le cadre de cette utilisation, et le type de pénalités pouvant être encourues du fait de la non-conformité. L'idée est de fournir aux lecteurs un moyen simple et rapide de trouver les informations pertinentes pour une activité proposée et d'utiliser ces données pour structurer l'activité de manière à répondre à toutes les exigences légales en vigueur.
Il n’est pas rare qu’un document d’orientation inclue une section de questions et réponses ainsi qu’un glossaire. La section Q & R couvrira les scénarios couramment rencontrés lors de la tentative d’exécution de tâches correspondant à l’objet du document, en indiquant les moyens de gérer ces tâches tout en respectant les normes de sécurité et autres normes gouvernementales. L'inclusion d'un glossaire de termes peut aider les lecteurs à localiser rapidement une définition des phrases et des termes utilisés dans le corps du document d'orientation, facilitant ainsi la compréhension du contexte des informations fournies.
Selon le sujet du document d'orientation, la publication peut être assez brève et simpliste, ou peut comprendre un grand nombre de pages contenant du texte, des illustrations et tout autre moyen nécessaire à l'exploration d'un sujet assez complexe. Les agences gouvernementales fournissent souvent ces documents aux entreprises sans frais ou moyennant des frais minimes. En tant que ressource unique contenant des données pertinentes pour des situations spécifiques, un document d'orientation peut aider les entreprises à éviter le non-respect des réglementations gouvernementales et à éviter la nécessité d'apporter des modifications coûteuses aux opérations commerciales à la suite de cette non-conformité.