Qu'est-ce qu'un journal de paie?
Un journal de paie est un journal de comptabilité spécial contenant des informations relatives au service des ressources humaines de l'entreprise. Les entreprises utilisent un journal de paie pour enregistrer les informations relatives aux salaires, aux traitements, aux taxes sur les salaires, aux avantages et autres informations. Des journaux spéciaux permettent aux entreprises de séparer les informations pour examiner et évaluer facilement les performances de leur entreprise. Les entreprises comptant plusieurs dizaines ou centaines d'employés peuvent utiliser plusieurs journaux de paie pour ventiler les informations en fonction de groupes et / ou de types d'informations spécifiques.
Le journal de paie offre trois avantages importants aux entreprises. Les entreprises peuvent diviser les catégories de main-d'œuvre, gagner du temps en consignant des informations dans leur grand livre et réduire les erreurs de saisie. De nombreuses entreprises séparent leurs types de travail dans les journaux comptables et les grands livres. Cela permet à l'entreprise de conserver des enregistrements spécifiques relatifs au type et au nombre d'employés utilisés pour exécuter des fonctions commerciales spécifiques. La séparation de base du journal inclut le salaire et les employés horaires. De plus, ces journaux peuvent également séparer les employés par division, département ou autre information spécifique.
Les services des ressources humaines sont généralement responsables de la gestion des informations relatives à la paie d'une entreprise. Les responsables des ressources humaines et les employés suivent les informations relatives aux heures travaillées par chaque individu dans l'entreprise, les commissions ou les primes, les avantages et autres informations. L'utilisation d'un journal de paie permet aux responsables des ressources humaines d'examiner ces informations séparément des autres informations comptables de l'entreprise. Le service des ressources humaines prépare généralement les écritures de journal pour chaque période de paie et enregistre ces informations dans le journal de paie. Une fois que le journal de paie est terminé pour toute la période comptable, les responsables des ressources humaines transmettent ces informations à leur service de comptabilité pour les inclure dans le grand livre général de l'entreprise.
Les entreprises utilisant un journal de paie peuvent réduire les erreurs de saisie de données. Les journaux de paie peuvent être rapprochés séparément du grand livre de comptabilité générale de l'entreprise. Ce rapprochement garantit que seules les informations de paie sont incluses dans le journal. Les entreprises qui incluent des informations comptables régulières avec des informations de paie peuvent créer un processus difficile et prenant de temps lors de la vérification des informations de paie. Les propriétaires d’entreprise, les directeurs et les cadres supérieurs peuvent également souhaiter examiner les informations sur les salaires séparément des informations comptables habituelles.
Les informations relatives à la paie sont incluses dans le grand livre général de l'entreprise pour garantir que toutes les informations du journal spécial sont incluses dans les états financiers de l'entreprise. Les informations sur la paie sont incluses dans le compte de résultat et le bilan de l'entreprise. Le compte de résultat comprend des informations relatives aux charges de salaires pour la période comptable en cours. Le bilan comprend des informations relatives aux salaires ou aux indemnités payables. Les prestations à payer se réfèrent généralement à des informations telles que les contributions de l'employeur aux régimes de soins de santé ou de retraite.