Qu'est-ce qu'un groupe de personnel?
Les grandes entreprises utilisent généralement le groupe de personnel pour définir les différents types d'employés. L’évolution de ce terme est étroitement liée à l’adoption des systèmes d’information des ressources humaines (SIRH), qui ont révolutionné les processus opérationnels des ressources humaines dans un grand nombre d’entreprises. Un groupe de personnel est utilisé pour répondre à trois besoins de conduite: créer une méthode d'identification des employés ayant des fonctions spécifiques en commun, permettre une maintenance et des tests plus faciles et un suivi des activités par groupe.
Lors de la définition d'un groupe de personnel, le moyen le plus simple consiste à revoir la structure organisationnelle à un niveau élevé. Les groupes syndiqués sont un lieu de départ facile, car au sein d’un groupe syndical, tous les employés ont des conditions d’emploi spécifiques communes. Cela peut inclure le droit aux vacances, les règles de calcul des heures supplémentaires, les cotisations syndicales et les exigences d’ancienneté.
La nomenclature utilisée pour définir un groupe de personnel varie et, en fonction du logiciel de gestion des ressources humaines en place, le nombre de caractères peut être limité. Généralement, la plupart des organisations utilisent l'acronyme du syndicat ou la description de poste principale pour identifier les groupes de personnel. Bien qu'une séquence de nombres puisse être utilisée, elle peut rapidement devenir très complexe pour le personnel des ressources humaines, les architectes de données et les autres personnes devant manipuler les données.
Une fois que les groupes syndicaux se voient attribuer un groupe de personnel unique, l'étape suivante consiste à définir des groupes pour les employés restants. Différentes méthodologies sont utilisées à cette fin, en fonction de la complexité de l’organisation. Examinez les différents postes ou descriptions de travail et identifiez les points communs qui couvrent plusieurs employés. Ces points communs devraient être des éléments pour lesquels l'entreprise devra pouvoir créer des rapports uniques. Les cadres du vice-président et du niveau supérieur sont souvent regroupés dans un seul groupe de personnel.
Évitez de créer un groupe de personnel par site ou une structure de rapport similaire. Ces points communs sont déjà identifiés par l’adresse postale, les indicateurs d’emplacement, le numéro ou le titre du travail. Au lieu de cela, cherchez un niveau supérieur, en vous concentrant sur des conditions d’éligibilité ou des tâches similaires.
Les groupes de personnel doivent être organisés dans une structure qui imite le plus fidèlement possible la structure organisationnelle réelle. Les options doivent exister pour permettre l’exécution de rapports pour différentes branches de la structure organisationnelle, en rassemblant plusieurs groupes de personnel selon les besoins. Les rapports de synthèse sont généralement programmés pour utiliser une structure hiérarchique afin de répondre à ces besoins et peuvent être intégrés dans des écrans de sélection de rapports.
Il est important d'identifier correctement les groupes de personnel, car toute modification apportée aux points communs du groupe peut être modifiée une seule fois et appliquée à tous les employés de ce groupe. Par exemple, si tout le personnel syndiqué est éligible à une augmentation de salaire annuelle, cette modification peut être appliquée à un groupe de personnel spécifique. Cela simplifie grandement les exigences en matière de programmation, de test et de communication.