Qu'est-ce qu'un système d'information de gestion du personnel?
Un système d’information de gestion du personnel est un ensemble de procédures et de technologies appliquées que les agents des ressources humaines utilisent pour suivre et organiser les données relatives aux employés d’une entreprise ou d’une organisation. Ces informations peuvent inclure des enregistrements de paie, des documents fiscaux et des enregistrements des avantages attribués tels que l'assurance maladie. Les autres informations relatives aux employés sont souvent conservées dans un système d’information de gestion du personnel en vue d’évaluations périodiques du rendement. Ces enregistrements sont généralement des CV et des copies des certifications pertinentes de l’industrie. Ce domaine de la gestion des ressources humaines implique à la fois l'utilisation d'un logiciel et des pratiques de base pour la saisie et la mise à jour des données pertinentes.
Les entreprises ayant un grand nombre d'employés ont souvent besoin d'un service des ressources humaines (RH) distinct pour conserver des enregistrements précis de toutes ces informations. Travailler avec un système informatique de gestion du personnel nécessite à la fois une bonne maîtrise de la technologie et une capacité à récupérer rapidement les données nécessaires. Un progiciel conçu pour ces tâches de ressources humaines consiste généralement en des bases de données liées contenant différents ensembles d'informations. Une base de données peut contenir des enregistrements de chèques de paie émis liés à une autre base de données avec des informations sur les taxes retenues, par exemple. Le personnel des ressources humaines est responsable de la mise à jour et de l’exactitude des informations concernant ces effectifs.
En plus de la gestion régulière des données dans un système d’information de gestion du personnel, le personnel des ressources humaines doit également effectuer des requêtes spécifiques qui permettent de récupérer certaines informations. Selon le type de système installé, ils peuvent interroger ces informations avec des commandes telles que celles en langage de requête structurée (SQL) ou un langage de programmation de base de données similaire. D'autres types de logiciels de gestion des ressources humaines ont des interfaces utilisateur graphiques avec des fonctionnalités permettant de créer et de stocker des formulaires, des tableaux, des graphiques et des rapports. Lorsqu'un responsable du personnel souhaite conserver des copies numérisées des curriculum vitae des employés et des documents similaires, le système d'information comprend souvent une fonction de reconnaissance optique de caractères (OCR) permettant de créer des copies électroniques interrogeables.
Un système d’information de gestion du personnel joue également un rôle important dans les pratiques d’embauche et de licenciement d’une entreprise. De nombreuses entreprises utilisent les fonctionnalités d'OCR de ce type de programme pour analyser les CV à la recherche de mots-clés désignés. Les candidats dont les curriculum vitae ont des mots clés correspondants ont souvent de meilleures chances de recevoir une invitation à un entretien. Certaines entreprises utilisent cette technologie pour suivre et enregistrer toutes les nouvelles certifications obtenues par les employés, en particulier celles qui comptent pour une formation rémunérée. Les travailleurs pouvant avoir besoin de mesures disciplinaires ou de conseils ont également fréquemment des dossiers de ces informations conservés dans leurs dossiers électroniques du personnel au département des ressources humaines.