Qu'est-ce qu'un audit d'impression?
Un audit d'impression est généralement effectué par de grandes organisations en prévision d'une demande de proposition de services d'impression ou d'un renouvellement de contrat. L'objectif principal d'un audit d'impression est de collecter des métriques sur l'utilisation actuelle des imprimantes, différentes méthodes d'accès aux ressources d'impression et de déterminer le total des coûts opérationnels associés aux activités d'impression. Le terme audit est généralement associé à un examen financier détaillé. Cependant, le but principal de tout audit est de permettre aux professionnels impartiaux de collecter des informations et de fournir un rapport formel destiné à faciliter la prise de décision au niveau de la direction.
L'étendue de l'audit d'impression doit être clairement définie au début du processus afin de garantir une réponse viable. La définition d'une fonction d'impression ou d'un travail associé est cruciale, car les hypothèses peuvent entraîner des conclusions erronées. Par exemple, un audit d'impression peut inclure des photocopies, la numérisation de documents électroniques, des travaux d'impression ou une combinaison de ces options. Dans d’autres entreprises ou industries, l’impression peut inclure tous les fournisseurs d’imprimerie externes ou des contrats pour des articles tels que des brochures, des dépliants et des articles connexes.
La première étape de tout audit d'impression consiste à collecter des métriques d'utilisation. Toutes les imprimantes ont un compteur de copies et les unités numériques stockent ces informations électroniquement. Certaines imprimantes sont appelées unités multifonctions et peuvent imprimer, numériser et photocopier. Les métriques pour chacune de ces tâches sont stockées séparément. Les unités comportant à la fois des options de couleur et de noir et blanc séparent également ces deux tâches pour une plus grande précision.
Un audit d'impression complet doit inclure des informations sur l'accès aux ressources d'impression. Il existe souvent plusieurs processus dans la même organisation, et cela peut être basé sur les types de services utilisés. Par exemple, un bureau moderne dispose d'une imprimante entièrement en réseau, généralement partagée par un groupe de personnes. D'autres installations peuvent avoir des imprimantes individuelles situées sur chaque poste de travail. Les tâches d'impression volumineuses ou les demandes spéciales peuvent être envoyées à une liste de fournisseurs sélectionnée ou à une liste sélectionnée au hasard dans l'annuaire.
Le coût de fonctionnement total pour toutes les activités liées à l’impression est un élément essentiel de tout audit d’impression. Ces informations doivent inclure les coûts fixes d'équipement, les consommables, les services de réparation, les coûts d'impression externes, les besoins en électricité et en espace. Pour la plupart des entreprises, le coût total de l’impression est assez élevé et constitue un excellent moyen de prendre des mesures d’économie. Lors de la mesure des coûts de fonctionnement totaux, le temps du personnel consacré à la maintenance et au support de ces unités doit également être inclus.