Qu'est-ce qu'un cycle d'approvisionnement?
Le cycle d'approvisionnement est une série d'étapes impliquées dans le processus d'acquisition de biens pour la vente ou l'utilisation par une entreprise ou une agence. Cela commence par identifier le besoin d'un produit donné, passe par le processus d'achat et de livraison, puis se termine au moment du renouvellement, où les personnes décident si elles ont besoin de davantage de produit. Souvent, un département entier supervise ce processus. Ce département doit trouver les meilleurs produits aux meilleurs prix, en tenant compte de limitations telles que le refus de faire des affaires avec certaines entreprises ou certains pays en train de décider quoi acheter et à quel endroit.
Lorsqu'une entreprise identifie le besoin d'un produit, le cycle d'approvisionnement commence par la collecte d'informations. Les gens recherchent les options disponibles pour répondre au besoin et collectent des données sur les prix, les remises, les délais de livraison, etc. Une fois qu'ils ont identifié la meilleure source possible, ils contactent le fournisseur pour entamer des négociations de contrat. Cela peut être aussi simple que de commander quelques caisses de papier auprès d'une papeterie ou aussi complexe que de négocier un système informatique complètement nouveau pour un organisme gouvernemental.
Pendant cette partie du cycle d’achat, les deux parties s’efforcent d’obtenir la meilleure offre possible. Le fournisseur tiendra compte de facteurs tels que la taille de la commande et la probabilité de renouvellement des commandes, tandis que la société réfléchit à des questions telles que la rapidité avec laquelle le produit est nécessaire. Il peut demander des échantillons pour lui permettre d'évaluer la qualité et de comparer les offres de différents fournisseurs. Finalement, il finalisera un accord avec un contrat de vente et attendra la livraison.
Après la livraison, les utilisateurs utilisent ou vendent le produit, mettant ainsi fin au cycle d’achat, car ils font face à un nouveau besoin du produit ou à la réalisation d’un projet et ne nécessitent plus un produit donné. Ils peuvent se débarrasser des produits inutilisés, restituer les locations, se débarrasser des produits endommagés ou usés et décider s’ils doivent en commander davantage. À ce stade du cycle d’achat, les utilisateurs peuvent demander aux employés et à d’autres personnes comment le produit répond à leurs besoins, afin de décider s’ils souhaitent faire appel au même fournisseur ou s’adresser à un autre.
Il existe généralement des procédures d'approvisionnement spécifiques en place dans une entreprise. Les personnes concernées doivent suivre ces instructions si elles souhaitent commander de nouveaux produits, depuis le dépôt du formulaire de demande approprié jusqu'à la vérification de la disponibilité de quelqu'un pour signer le produit au moment de la livraison. Cela peut être compliqué sur les lieux de travail avec des problèmes tels que des problèmes de sécurité, où la protection de la sécurité du lieu de travail peut nécessiter des étapes supplémentaires, telles que la vérification des antécédents des fournisseurs, au cours du cycle d'approvisionnement.