Qu'est-ce qu'une division des achats?
Une division des achats est un service ou une section chargée d’acquérir les biens et services nécessaires à l’exploitation d’une entreprise ou d’une municipalité. Afin de s'acquitter de cette responsabilité, la division est généralement habilitée à négocier des contrats avec des fournisseurs, à limiter les montants d'achat et à générer des commandes d'achat correspondant aux demandes approuvées. Une division des achats peut également être autorisée à émettre des demandes de propositions (RFP) afin d'identifier les meilleurs fournisseurs pour un bien ou un service particulier. Grâce aux communications modernes, il existe un certain nombre d'excellents systèmes de passation de marchés en ligne qui peuvent aider une division dans la fonction quotidienne de commande, de suivi et de réception de ces biens et services.
L'un des principaux avantages d'une division des achats est que la centralisation de la fonction acquisition permet de normaliser les procédures d'achat. Cela peut souvent conduire à un meilleur contrôle du processus comptable, dans la mesure où toutes les commandes sont effectuées par un organisme central, plutôt que par chaque département ou division de l'entreprise ou par une autre entité qui commande lui-même des biens et des services. Étant donné que les achats se font par un seul pipeline, il est beaucoup plus facile de suivre les dépenses et de les maintenir dans des limites raisonnables.
Un autre avantage de la division des achats est la possibilité d'effectuer des achats en volume sur des articles nécessaires dans plusieurs départements. Par exemple, des systèmes d'approvisionnement permettant de suivre l'utilisation des fournitures de bureau dans tous les départements peuvent aider à déterminer le nombre de rames de papier nécessaires pour maintenir l'activité opérationnelle dans un laps de temps donné. En utilisant ces données, les personnes impliquées dans les achats peuvent généralement commander un prix unitaire inférieur en passant une seule commande importante auprès d'un fournisseur, ce qui permet à la société d'économiser de l'argent. Cela serait difficile à réaliser sans une sorte de processus d’achat centralisé.
Il n’est pas rare qu’une division des achats invite également les fournisseurs à participer à un processus d’appel d’offres pour les activités de la société. Cela signifie que la division a la capacité de lancer et de superviser des contrats d’achat qui fixent des taux spéciaux pour divers biens et services, au moins pour une période donnée. La division peut utiliser ce modèle dans le cadre de l’approvisionnement en fournitures, voire de la construction, si l’entreprise ou la municipalité participe à un projet de construction.
En général, les programmes d’achat sont structurés de manière à fonctionner avec intégrité et honnêteté. Une série de freins et contrepoids est généralement intégrée au système pour rendre plus difficile le contournement des procédures établies ou pour permettre aux personnes travaillant au sein de la division de recevoir une indemnité spéciale en échange d’un contrat fournisseur. Comme dans tous les départements ou divisions qui s’occupent des finances, quel que soit leur type, une division des achats est auditée régulièrement, normalement au moins une fois par an. Cela permet de s'assurer que les procédures sont suivies et que toutes les transactions sont effectuées d'une manière à la fois légale et éthique.