Qu'est-ce qu'un système d'approvisionnement?
Un système d'approvisionnement est généralement un système informatisé conçu pour gérer le processus d'approvisionnement. Le terme achat est un terme utilisé pour décrire l'activité d'achat d'une entreprise ou organisation. Il existe deux principaux types de systèmes d’achat: les achats électroniques et les achats standards. Les deux types de systèmes sont largement disponibles et sont souvent inclus dans un progiciel de gestion intégré (ERP) ou un logiciel de comptabilité.
Bien que les fonctionnalités fournies varient d'un logiciel à l'autre, un outil d'approvisionnement typique comprend les demandes d'achat, les commandes d'achat, les entrées de marchandises et le traitement des factures. En plus de ces exigences de base, la plupart des systèmes incluent un ensemble d’outils de génération de rapports. Les processus d'approbation intégrés, les contrôles et les outils de gestion des fonds sont généralement la norme dans les produits plus importants.
Le concept principal des achats est que la planification avancée, la planification et les achats groupés se traduiront par des économies de coûts, une efficacité accrue des opérations commerciales et, partant, une rentabilité accrue. Un système d'approvisionnement est utilisé pour gérer ce processus, fournissant un délai d'exécution des factures, un suivi du total des dépenses par type de produit, ainsi que des engagements financiers et une gestion des flux de trésorerie. La mise en œuvre complète d'un système d'approvisionnement entraîne généralement des modifications importantes du processus opérationnel existant, car le système nécessitera la mise en place de certains contrôles et procédures internes.
Un système d'approvisionnement électronique est également appelé achat électronique. Ce terme est utilisé pour décrire un logiciel permettant aux acheteurs d'accéder aux catalogues des fournisseurs via Internet et d'accepter des factures électroniques. Les acheteurs sélectionnent leurs articles, indiquent les comptes à facturer pour l'achat et créent un bon de commande dans le système de comptabilité. Toutes les activités liées aux achats sont effectuées dans le système électronique, ce qui réduit les formalités administratives et augmente l'efficacité.
Le traitement électronique des factures permet aux entreprises sélectionnées de rationaliser davantage l'examen et l'approbation des factures. Les données sont ensuite acheminées via une série d’approbations en ligne avant d’être traitées pour paiement dans le système comptable. Ce type de système d’achat est très populaire dans les grandes entreprises, où des contrats d’achat sont en place pour gérer les dépenses. Pour ces entreprises, la réduction du temps passé par le personnel pour le traitement des factures procure un excellent retour sur investissement.
Un système d'approvisionnement standard est totalement intégré au progiciel de comptabilité utilisé par l'organisation. Toutes les activités d’achat sont suivies et gérées via ce module, ce qui permet à l’entreprise de contrôler ses dépenses et de suivre les opportunités d’économies plus importantes. Les rapports, les analyses et les contrôles internes sont tous intégrés à ce type de logiciel et sont conçus autour des meilleures pratiques. La mise en place d’un système de passation des marchés est l’un des moyens les plus simples d’améliorer l’efficacité opérationnelle.