Qu'est-ce qu'une proposition de projet?
Les propositions de projet sont des documents conçus pour présenter un plan d'action, exposer les raisons pour lesquelles l'action est nécessaire et convaincre le lecteur d'accepter et d'approuver la mise en œuvre des actions recommandées dans le corps du document. Dans de nombreux cas, le document est rédigé en réponse à une demande de proposition (RFP) émise par un client actuel ou potentiel. Cependant, un document de ce type peut également être prêt à servir un objectif interne, en particulier lorsque quelqu'un au sein de l'entreprise a une idée de la façon de rendre l'entreprise plus rentable ou efficace et a besoin d'une autorisation et d'un soutien pour mettre en œuvre l'action.
Quelle que soit la situation, une proposition de projet sera clairement organisée afin que les lecteurs puissent suivre une progression logique de la pensée jusqu'à la conclusion. De nombreux exemples de propositions offrent une ligne directrice de base qui peut aider même les novices à se lancer dans la rédaction de propositions efficaces. Les directives identifient généralement cinq composantes ou sections clés de toute proposition de projet: introduction, contexte, stratégie, budgétisation ou financement, et résultat.
Dans la partie introductive d’une proposition de projet, l’idée est de dire aux lecteurs en quoi consiste le projet et pourquoi il vaut la peine de prendre le temps d’examiner le projet en premier lieu. Cette section sert essentiellement à valider le temps et les efforts consacrés à la présentation des données ainsi que le temps nécessaire à la lecture et à la réflexion sur les avantages et la faisabilité du projet lui-même. L’introduction n’est pas le lieu pour présenter les rouages du projet, mais uniquement pour établir son potentiel et cultiver un intérêt suffisant pour encourager le lecteur à en apprendre davantage.
Le contexte explique les points de base de l’introduction, citant souvent les raisons spécifiques pour lesquelles le plan de projet est bon, sur la base de données historiques, de projections de besoins et de performances futurs et de la situation actuelle de l’entreprise. Le contexte aide à démontrer comment le projet peut répondre aux besoins créés par les actions passées, tout en anticipant les besoins futurs et en y apportant une réponse opportune. Dans la plupart des cas, la section «Contexte» établira fermement qu’il faut faire quelque chose et ouvrira la voie à l’apprentissage de la manière dont il peut être accompli.
Avec la section stratégie de la proposition de projet, l’objectif est de décrire toutes les procédures nécessaires au succès du projet. Souvent, la stratégie aide à définir les objectifs à court et à long terme du projet, explique comment réaliser systématiquement chaque étape et quel type de rendement peut être attendu de l’effort. Ici, le lecteur commence à avoir une idée de l’importance du projet et de son potentiel pour aider l’entreprise à mieux utiliser les ressources disponibles tout en se positionnant pour le futur.
La section budgétaire aborde ce que la plupart des décideurs doivent savoir avant d’approuver un projet: quel est le coût de la mise en œuvre de la proposition de projet. Dans cette section, les détails doivent être complétés par des faits et des chiffres bien documentés, couvrant tous les aspects imaginables du financement nécessaire au lancement et à la maintenance du projet au fil du temps. De nombreuses propositions échouent ici en raison d'un manque de détails et de preuves à l'appui des détails inclus.
Enfin, la proposition de projet indique les résultats de la mise en œuvre du projet. C'est la section où tous les avantages sont énoncés clairement. Les avantages peuvent inclure des éléments tels que la réduction des coûts d’exploitation, l’augmentation de la visibilité publique de l’entreprise, la génération de plus de ventes ou l’augmentation des bénéfices grâce à une utilisation plus efficace des ressources disponibles. Comme pour le détail du budget, il est important que chaque avantage nommé puisse être pris en charge par d'autres données afin d'être sérieusement pris en compte.
Il est parfois plus facile de rédiger une proposition lorsqu'un appel d'offres officiel est fourni. Souvent, la demande de proposition établit la structure de base de la proposition, fournit des indications précieuses sur des informations spécifiques qui intéressent le client potentiel et définit l’ordre dans lequel les données sont présentées. Lorsqu'un appel d'offres est fourni, il est essentiel de suivre les spécifications du document à la lettre. Dans le cas contraire, la proposition sera mise de côté et un des autres vendeurs qui ont suivi les dispositions à la lettre se verra attribuer le contrat.