Qu'est-ce qu'un workflow de projet?
Un flux de travail de projet se compose des étapes collectives qui comprennent une ou plusieurs tâches, aboutissant à la sortie d'un produit, d'un service ou de données organisées. Ces tâches sont souvent regroupées en actions répétables. L'objectif de la gestion du flux de travail d'un projet est d'optimiser les performances d'utilisation du personnel et des équipements tout en réduisant l'exposition aux risques. Les logiciels sont fréquemment utilisés comme outils, parallèlement aux autres stratégies organisationnelles. Le résultat souhaité est l’optimisation des membres de l’équipe de projet et l’utilisation la plus efficace des ressources afin de produire le résultat souhaité.
La gestion de projet couvre plusieurs domaines de pratiques commerciales. Ceux-ci incluent: une analyse du projet; un processus de découverte de qui devrait être impliqué dans la prise de décision et dont l'expertise devrait être exploitée; et la construction d'une stratégie globale pour la conception du flux de travail. Lors du processus de découverte, le responsable du workflow du projet interroge généralement les parties prenantes potentielles sur leurs objectifs pour le projet.
Ces objectifs du projet incluent la manière dont le projet fonctionnera une fois terminé et quelle sera la conception globale. Lors de la détermination de ces objectifs, la meilleure façon de mettre en œuvre les étapes du projet devrait commencer à prendre forme. Dans la mesure où le flux de travail d'un projet s'inscrit dans les objectifs généraux d'une organisation, une quantité importante d'informations est généralement collectée. La coordination avec d'autres aspects de l'organisation est également importante.
L'évaluation de l'efficacité du flux de travail du projet doit être un processus continu. Atteindre les jalons offre la possibilité d’évaluer les progrès réalisés à ce jour et d’apporter les corrections et les ajustements nécessaires. Des conflits peuvent survenir à mesure que de nouveaux membres de l'équipe sont mis en place. Les professionnels des ressources humaines peuvent travailler avec les gestionnaires de flux de travail de projet pour résoudre ces conflits, le cas échéant.
Lors de la création d'un nouveau flux de travail d'un projet, des prototypes peuvent être créés et testés, tandis que des idées et des observations peuvent être collectées auprès des parties prenantes. Ces intervenants peuvent inclure du personnel de production, de la direction et des professionnels des ressources humaines. Ces derniers possèdent une connaissance approfondie de la réglementation en matière de sécurité au travail. C'est un aspect important de la réduction de l'exposition aux risques.
Ceux qui gèrent les flux de travail d'un projet connaissent généralement bien la gestion organisationnelle et les ressources humaines, et maîtrisent parfaitement les modèles de prise de décision. Un chef de projet est également responsable de l'identification et de la gestion des risques potentiels. Les risques peuvent inclure l'interruption de l'accès aux biens, aux services ou à une personne clé qui est un membre essentiel de l'équipe dans le projet. Le chef de projet peut également être amené à s’adapter aux changements de l’environnement général en tirant parti des nouvelles possibilités de gains d’efficacité. Par exemple, une mise à niveau du logiciel actuellement utilisé pour développer le projet ou gérer un aspect du flux de travail du projet peut être publiée.