Qu'est-ce qu'une évaluation de proposition?

Une évaluation de proposition est un processus en cinq étapes utilisé pour fournir un examen équilibré et impartial d’une proposition d’entreprise formelle. Ce type de processus se rencontre le plus souvent dans les services d'approvisionnement ou de gestion des contrats des grandes organisations ou sociétés. L’évaluation d’une proposition a pour objectif principal de garantir l’utilisation d’un processus juste et transparent pour la sélection de la soumission gagnante. Ceci est très important, car des propositions sont souvent nécessaires pour des projets ou des dépenses onéreuses.

Les cinq étapes utilisées dans l’évaluation des propositions sont les suivantes: former une équipe chargée d’examiner les soumissions, d’assurer la conformité aux exigences de soumission, d’examiner les réponses par rapport aux détails du document d’appel d’offres, d’attribuer une pondération à chaque catégorie et de noter chaque soumission. La proposition avec le score le plus élevé est l'adjudicataire. Une fois la sélection effectuée, toutes les entreprises ayant soumis une proposition sont informées des résultats. Les entreprises non retenues ont le droit de porter plainte si elles estiment que le processus a été biaisé ou a enfreint le droit des contrats.

La première étape du processus d'évaluation d'une proposition consiste à former une équipe interne qui sera chargée d'examiner les soumissions. La composition de l’équipe doit être basée sur l’expertise du processus concerné, sur l’expérience acquise et sur une solide compréhension du processus d’achat. Dans certaines organisations, cette équipe est impliquée dans la création de la demande de proposition (RFP) ou du document d'appel d'offres qui est distribué aux fournisseurs potentiels. D'autres entreprises pourraient décider qu'avoir deux équipes distinctes supprime la possibilité de conflit d'intérêts et d'ingérence dans la sélection finale.

En règle générale, un agent d’approvisionnement ou un coordonnateur d’appel d’offres examine toutes les soumissions pour s’assurer de la conformité totale à toutes les exigences. Il s'agit simplement d'un contrôle administratif visant à garantir que toutes les offres ont été reçues avant la date limite, que tout paiement requis a été traité et qu'aucune page ni aucun document ne manque. Une fois cette vérification terminée, des copies des propositions sont faites pour chaque membre de l'équipe d'évaluation.

Les membres de l’équipe entament la nouvelle étape de l’évaluation de la proposition en examinant chaque réponse et en la comparant à la DP ou au document de spécification. L'examen a pour but de déterminer si la proposition aborde tous les éléments de la DP. Les éléments manquants sont parfois signalés au coordonnateur de la demande de propositions, qui effectue un suivi auprès de l'entreprise pour vérifier si l'omission est une erreur d'écriture, mais dans de nombreux cas, aucun suivi n'est effectué.

Selon la structure de l'équipe, un poids est attribué à chaque section de la demande de propositions. Certaines entreprises prennent ces décisions en groupe et d’autres permettent à chaque membre de l’équipe de porter un jugement indépendant. Le poids total doit atteindre 100, et les catégories doivent être basées sur les exigences de la DP. Bien que certaines sociétés accordent de l'importance à la qualité de la soumission, beaucoup ne le font pas, car cela attribue essentiellement des points à la soumission d'une proposition.

La dernière étape de l'évaluation de la proposition consiste à attribuer un score. Chaque membre de l'équipe prend une décision indépendante et soumet son tableau de bord au coordonnateur de la DP, qui totalise ensuite les réponses et détermine la proposition retenue. Tout ce processus devrait être transparent et défendable devant une cour de justice, impartiale et juste.