Qu'est-ce qu'un projet de proposition?
Un projet de proposition implique une enchère pour le travail à effectuer pour une entreprise. Ce travail peut être n'importe quoi, des services d'impression à la construction. Les entreprises émettent souvent une demande de proposition (DDP) en envoyant leur modèle d'offre à plusieurs entreprises pour lesquelles elles souhaitent que le projet soit terminé. Les entreprises invitées à soumissionner décident si elles souhaitent participer au concours d’appel d’offres pour le projet proposé.
Une entreprise qui envisage de lancer une offre doit prendre en compte de nombreux éléments au terme du processus d'appel d'offres. Il devra analyser les détails du projet afin d'estimer combien il en coûtera à l'entreprise pour mener à bien le projet. Ce montant, plus une estimation du profit souhaité, donnera lieu à la soumission du projet proposé. La société peut perdre le projet avec un prix de soumission trop élevé, sauf si la valeur globale est bonne. Les estimations de coûts doivent être précises, car le montant de la soumission devra être honoré si l'entreprise remporte l'offre du projet proposé.
Des ateliers et des cours de rédaction de propositions sont disponibles dans les écoles de commerce et en ligne. De nombreux experts en rédaction de propositions recommandent d'utiliser un langage simple et de ne pas allonger le document de soumission. Il est également considéré comme avantageux de traiter le devis ou la soumission du projet, non pas comme un coût, mais comme un investissement dans un projet. Par exemple, lorsqu'il répond à une demande de proposition d'installation d'une machine, le répondant soumissionnaire à la proposition de soumission pourrait mentionner quelque chose comme «l'investissement de votre entreprise dans la machine XYZ ne représente que 2 150 USD, ce qui comprend l'entretien régulier, les recharges et la garantie».
L'organisation qui a lancé l'appel d'offres examine toutes les offres pour son projet de proposition. La valeur, ou ce que le prix de l'offre comprend, doit être examinée de près. Une fois que le fournisseur de services ou de produits a remporté l'appel d'offres, l'entreprise en informe l'organisation. Une note de politesse peut être envoyée aux autres soumissionnaires pour les remercier de leurs propositions.
Si une entreprise est invitée à soumettre régulièrement des offres, elle peut disposer de son propre modèle pour répondre. Certaines entreprises ont un rédacteur professionnel de propositions parmi leur personnel qui répond aux demandes de propositions en tant que tâche principale. Les rédacteurs de propositions sont un type de rédacteur. Les rédacteurs utilisent des communications écrites convaincantes pour persuader les autres de prendre certaines mesures. Dans le cas d'un projet de proposition, l'action souhaitée doit être choisie comme offre gagnante.