Qu'est-ce qu'une demande de proposition?
Une demande de proposition est une sollicitation écrite par une entreprise à but lucratif ou non lucratif ou un gouvernement aux fournisseurs de services et aux entrepreneurs les alertant du fait qu'un acheteur organise des offres pour le compte de professionnels. Il s’agit d’un document officiel décrivant les besoins spécifiques d’un projet ou d’un service. Il est mis à la disposition des participants potentiels. Une demande de proposition (DP), comme on l'appelle aussi, attire les parties intéressées qui répondent à certains critères d'évaluation pour postuler au poste en question.
Les entreprises ou les gouvernements peuvent émettre une demande de proposition pour diverses raisons. Un gestionnaire de fonds de pension peut émettre une demande de proposition en décidant du conseiller en placement à engager pour gérer un portefeuille. Une entreprise peut lancer un appel d’offres lorsqu’elle cherche un cabinet de conseil qui l’assistera dans le cadre d’un événement important, tel qu’une consolidation. Un gouvernement peut émettre une demande de propositions pour certains projets, par exemple lorsqu'il accepte des offres émanant d'entrepreneurs indépendants de l'aérospatiale et de la défense.
La demande de propositions doit rester hautement spécifique afin que seules les parties qualifiées puissent postuler, et le formulaire comporte généralement plusieurs pages. La clarté de la demande de proposition est essentielle pour que les objectifs d'une mission soient clairement communiqués et que les attentes soient satisfaites. Si certains aspects du document ne sont pas clairs, un fournisseur a le droit de demander des informations complémentaires. Une demande de proposition donne aux acheteurs et aux fournisseurs l’occasion de se familiariser et de s’assurer dès le départ que les deux parties respectent les mêmes critères et respectent les mêmes délais.
Il existe souvent plusieurs phases et couches de paperasse liées au processus de demande de proposition hautement concurrentiel. La première de ces étapes est la pré-sollicitation, où le nombre d’entrées est simplifié. Une fois la présélection effectuée, le processus d’évaluation commence et plusieurs comités sont chargés d’examiner la liste restreinte des fournisseurs. Le prix est important dans le processus d'évaluation, même si ce n'est pas le seul critère utilisé. Un acheteur doit trouver un fournisseur non seulement conforme au budget, mais qui complète ses stratégies et ses objectifs.
Dans la phase finale, une lettre d'intention et une lettre d'attribution sont remises au gagnant et les lettres de refus sont envoyées aux autres candidats. Un contrat est attribué à un fournisseur qui correspond le mieux au budget et aux critères de l'acheteur. L'émetteur d'une demande de proposition doit mettre en œuvre les dates clés et les délais associés à chaque phase du projet.