Qu'est-ce qu'une proposition?
Une proposition est généralement un outil conçu pour persuader un client d'acheter un produit ou de recevoir un financement et un soutien pour un nouveau projet ou programme. Utilisées dans une majorité d’industries allant des entreprises américaines aux universités, les propositions se présentent sous différentes formes. Il existe des propositions informelles et formelles, ainsi que des propositions sollicitées et non sollicitées. Quel que soit le type, une proposition vise généralement à informer le lecteur d’un problème ou d’un besoin, à proposer une solution et à donner un aperçu général du fonctionnement de la solution proposée et de son coût.
Les propositions informelles peuvent être assez brèves et servir de suivi à une réunion d’entreprise ou à une réunion du personnel. Ils réitèrent généralement ce qui a été appris ou découvert lors de la réunion et dressent une liste des prix ou une description détaillée de la solution. Les propositions officielles comportent généralement des lettres de motivation, des recherches et des chiffres ou des graphiques, des détails sur toutes les phases principales, les calendriers, les tâches organisationnelles et une ventilation des coûts de toutes les composantes. Ils ont généralement également une description des services de la société ou de la personne proposant la candidature, un curriculum vitae, une liste de projets antérieurs et tout ce qui pourrait prouver des qualifications.
Une proposition sollicitée est généralement une réponse à une demande de proposition (RFP). Qu'il s'agisse d'une entreprise qui a besoin d'un service ou d'un ministère qui ajoute un nouveau programme, ces types de demandes sont généralement courants et nécessitent un document écrit pour pouvoir enchérir ou soumettre une idée de projet. Ils répondent généralement au problème identifié ou aux spécifications du client demandé en fournissant des informations sur les prix, une description spécifique de la solution, un plan détaillé de la manière dont il sera réalisé et ce qui en fait la meilleure solution. Ces types de propositions doivent généralement être concurrentiels, car de nombreuses propositions peuvent proposer différentes solutions.
Les propositions non sollicitées sont généralement utilisées pour susciter l'intérêt des clients potentiels en décrivant le service ou le produit d'une entreprise. En outre, ils peuvent être utilisés comme une forme d’introduction ou comme un moyen de se mettre en face du client potentiel. Ils manquent généralement de nombreux détails, car ils sont souvent complétés avec une connaissance limitée des besoins ou des problèmes spécifiques du client.
La rédaction d'une proposition est généralement une étape clé dans la plupart des processus métier. Il suit généralement un format commun avec une introduction décrivant le problème, une section de corps détaillant la solution et une conclusion soulignant les avantages et les étapes suivantes. Les types les plus formels ont généralement des lettres de motivation et divisent les sections du milieu en sections sur l'énoncé des travaux, des budgets détaillés complets, le flux de travail et les calendriers, ainsi que des recherches avec analyse des coûts, méthodologie et processus d'évaluation.