Qu'est-ce qu'une demande de proposition (RFP)?
Communément appelée demande de proposition, la demande de proposition est un document utilisé par de nombreuses organisations pour recevoir des offres de services ou de biens de fournisseurs potentiels. La structure exacte d'une demande de proposition variera d'une situation à l'autre. Cela signifie que la formule permettant de rédiger une demande de proposition dépendra beaucoup de la culture de l'entité qui émet la demande et de ce qu'elle espère apprendre des réponses. Voici quelques exemples d'éléments que l'on retrouve dans de nombreuses demandes de proposition, quel que soit le secteur ou l'organisation impliqués.
Comme dans le cas de nombreux efforts de rédaction commerciale, une demande de proposition appropriée commencera par indiquer le but du document. Cela peut généralement se résumer en quelques phrases et permet aux déposants ou aux parties invitées de soumettre une proposition formelle afin de savoir exactement ce que l'entité émettrice recherche en termes de services ou de biens. Même les formats les plus occasionnels pour une demande de propositions incluront des informations de cette nature.
En plus d'indiquer l'objet ou le motif de la demande de propositions, il n'est pas inhabituel d'inclure des informations générales sur l'entité. Les informations fournissent généralement des informations limitées sur la taille de la société, le nombre de sites actuellement gérés et tous les projets d'expansion immédiats susceptibles d'avoir une incidence sur les réponses des demandeurs. Habituellement, les détails ne sont pas exhaustifs. Cependant, il est généralement suffisant de permettre aux candidats de mener leurs propres recherches pour mieux comprendre les besoins de la partie qui émet la demande de proposition.
En structure, une demande de proposition peut être très large ou très détaillée. Certaines demandes ne dépassent pas une page et comprennent uniquement des directives générales pour la soumission, telles que quelques domaines spécifiques à traiter, la manière de soumettre la proposition finalisée et la date à laquelle toutes les propositions doivent être envoyées. D'autres RFP fournissent des sections spécifiques et un format qui doit être suivi sans faute.
Ces deux approches présentent un avantage pour la présentation de la demande de propositions. Le format large garantit que les informations nécessaires seront contenues dans le corps de la réponse, mais permet à l'entité de se faire une idée de la façon dont chaque demandeur se présente lorsqu'il dispose d'une grande marge de manœuvre dans la réponse. En revanche, un format très structuré indique au demandeur comment organiser les données de manière à donner un sens à l'entité émettrice. Dans le même temps, la structure complète permet de comparer littéralement les réponses de plusieurs répondants côte à côte, en descendant une par une dans la liste des sections.
En fonction du type de service ou de biens concernés, la demande de proposition peut contenir des exemples de scénarios illustrant les besoins de l'auteur de la demande émanant d'un fournisseur, que ce soit dans des situations de routine ou d'urgence. Par exemple, si l'appel d'offres concerne des services de téléconférence, l'expéditeur peut souhaiter savoir si le fournisseur peut garantir la disponibilité d'un nombre particulier de ports ou de lignes, même pendant les périodes de pointe. Le fournisseur peut également résoudre des problèmes spécifiques, tels que la mise en place d'un réseau de support destiné à être utilisé en cas d'urgence à l'échelle de l'entreprise ou s'il peut gérer la planification et l'exécution de conférences téléphoniques sans préavis.
Les entreprises ou autres organisations qui doivent émettre une demande de propositions mais ne savent pas comment structurer le document au mieux peuvent souvent entamer le processus en utilisant l'une des nombreuses options de modèle de demande de proposition gratuite disponibles en ligne. Ces modèles peuvent être modifiés au besoin. Dans certains cas, les modèles viendront avec au moins un exemple de demande de proposition, qui servira de guide à la personne ou à l’équipe chargée de préparer la demande de propositions.