Qu'est-ce qu'une demande de qualifications?
Une demande de qualifications (RFQ) est un document qui répertorie les exigences d'un projet et demande aux entrepreneurs de soumettre des déclarations d'intérêt, y compris une démonstration de leur capacité à mener à bien le projet. C'est un outil de pré-qualification utilisé par les entreprises en cours de collecte des offres pour un projet. Ce document est parfois distribué avant la demande de propositions plus détaillée.
L'objectif principal d'une demande de qualification est de déterminer si l'entreprise soumissionnaire possède les compétences nécessaires pour obtenir le résultat souhaité. Pour ce faire, le document doit fournir une vue d'ensemble précise du projet. Parmi les détails les plus courants, citons la description de base du projet, un budget approximatif, les compétences requises et les conditions particulières que le contractant devrait connaître. Le document comprendra aussi généralement les coordonnées et la date d'échéance pour les soumissions.
Une demande de qualification peut également être utilisée pour déterminer si un contractant peut aider à clarifier les paramètres d'un projet mal défini. C’est le cas le plus fréquent lorsque le problème en question nécessite un avis d’expert afin d’être correctement résolu. La capacité d'un entrepreneur à s'attaquer au problème et à créer un cadre efficace pour poursuivre le projet peut être le facteur qui déterminera s'il est invité à soumettre une réponse à la demande de propositions.
Une fois que toutes les entreprises intéressées ont soumis une demande de qualifications à la société qui embauche, chaque formulaire est évalué. La plupart des entreprises disposeront d'un système de gestion de ce processus afin que chaque demande reçoive une attention minutieuse et égale. Lorsque les principaux candidats ont été identifiés, des communications sont généralement préparées avec tous les candidats afin de les informer de leur statut. Les candidats sélectionnés sont ensuite invités à présenter leurs plans pour mener à bien le projet. Après les présentations, la société distribuera généralement une demande de propositions aux meilleurs candidats afin qu’ils puissent définir les détails de l’approche envisagée, des frais et d’autres détails du projet.
Certaines entreprises vont distribuer une demande d’intérêt (RFI) avant de publier la demande de qualification. Ce document demande simplement aux entrepreneurs qui souhaitent soumissionner pour le projet de soumettre une déclaration indiquant leur intérêt. Il ne contient pas autant d'informations sur le projet que la demande d'offre, mais il est généralement suffisant pour aider un contractant à décider s'il souhaite ou non soumissionner. Le document contiendra aussi généralement des informations sur la manière de demander la demande de devis.