Qu'est-ce qu'une demande de soumission?
Parfois appelée simplement un appel d'offres, un appel d'offres est un document qui invite les fournisseurs et divers types de vendeurs à fournir des biens et des services à l'émetteur du document. Pour la plupart, ce type d’invitation est utilisé par des entités gouvernementales allant du niveau local au niveau national. Un appel d'offres fournit une fonction similaire à la demande de proposition ou à la DP dans le secteur privé.
L'une des caractéristiques distinctives d'un appel d'offres est le fait que l'invitation n'est pas adressée à un groupe sélectionné de fournisseurs potentiels. Ceci diffère d'une demande de proposition, dans laquelle le document peut être assez large ou très détaillé et s'adresse uniquement aux fournisseurs qui, selon la société, peuvent répondre à ses besoins. Les gouvernements s'attachent plutôt à fournir des informations très spécifiques sur les types de biens qu'ils souhaitent et invitent un large éventail de vendeurs potentiels à fournir. Toute entreprise ou tout particulier qui répond aux critères établis dans le texte du document est libre de s’appliquer et éventuellement d’obtenir le statut de fournisseur autorisé.
Dans certains pays, la réponse à un appel d'offres nécessite que le fournisseur potentiel soumette ce que l'on appelle une demande d'informations. Ce document fournit essentiellement des informations générales sur le fournisseur potentiel, notamment des informations sur le nombre d'années d'activité, des informations sur la stabilité financière de l'entreprise et tout autre facteur susceptible de contribuer à sa qualification en tant que fournisseur autorisé du gouvernement. Une copie du document peut être soumise avec la soumission de l'appel de demandes ou le fournisseur peut être tenu d'affirmer qu'une demande d'informations a déjà été soumise, faisant référence à la date et à l'entité gouvernementale qui a reçu la demande d'informations.
Il n’existe pas de modèle standard pour la préparation d’un appel d’offres. Le document final reflétera les réglementations et normes en vigueur que le gouvernement est tenu de respecter. Cela signifie que le projet final sera probablement très détaillé et fournira à tous les fournisseurs potentiels les informations adéquates pour déterminer s'ils doivent ou non répondre à la demande. Les exigences de ce type empêchent les fournisseurs qui ne respectent pas les normes gouvernementales de passer du temps à élaborer une réponse très probable, tout en réduisant au minimum le nombre de réponses à examiner par l'entité qui a lancé l'appel d'offres initial.