Qu'est-ce qu'une déclaration de portée?
Un énoncé de la portée est un document écrit préparé par un chef de projet au début de tout projet commercial ou de construction important. Ce document doit être partagé avec le client, s'il s'agit d'un travail extérieur, ou le sponsor, si le projet doit être réalisé en interne. L'objectif principal d'un énoncé de la portée est de fournir un compte rendu détaillé des objectifs du projet, des mesures prises pour atteindre ces objectifs, ainsi que des obstacles et des coûts associés à l'ensemble du processus. De cette manière, il peut fournir un type de liste de contrôle qui détermine si le projet est une entreprise réussie une fois celui-ci terminé.
Le travail d'un chef de projet consiste à superviser tous les aspects disparates de tout type de projet pour lequel son entreprise est embauchée. En fonction de la taille du projet, cela peut sembler une tâche accablante sans énoncé de buts et d’objectifs consultables au cours du processus. Un énoncé de la portée sert cet objectif, qui est important non seulement pour un chef de projet, mais également pour les clients qui ont besoin du travail.
De nombreux éléments doivent être inclus dans un énoncé de portée efficace. Il convient d’abord d’identifier la raison pour laquelle ce projet est entrepris et de le définir comme une sorte de problème que le projet est censé résoudre. Cela devrait être suivi par le produit que le projet est censé fabriquer. Ce produit est essentiellement la solution au problème identifié dans la première partie.
À partir de ce moment, l'énoncé de la portée devrait devenir plus détaillé dans ses descriptions des nécessités et des réalités du projet. La déclaration doit fournir une image claire de ce que l'équipe du chef de projet peut apporter au processus, et de ce qui est hors de leur portée et qui doit donc être fourni par d'autres. De cette manière, le gestionnaire peut définir exactement ce que l'on peut attendre de ses travailleurs pendant le projet.
Une autre partie de l'énoncé de la portée devrait être consacrée aux coûts, à la fois en termes de coût du projet et, s'il s'agit d'une sorte de transaction commerciale, en termes de montant qu'il devrait générer. À la fin du projet, une consultation rapide de la déclaration initiale ne devrait laisser aucun doute quant à la réalisation de la mission du projet. Il agit comme une sorte de contrat entre le gestionnaire de projet et le client et, s’il est bien fait, élimine les incertitudes pouvant être préjudiciables aux deux parties.