Qu'est-ce qu'un journal spécial?
Un journal spécial fait partie du grand livre comptable d'une entreprise et représente des transactions commerciales spécifiques. Les grands livres de comptabilité étaient composés de cahiers et de colonnes. Le grand livre général comprend toutes les transactions non spécialisées d'une entreprise, ainsi que les totaux de chaque grand livre ou journal spécial. Dans l'environnement commercial actuel, les logiciels comptables informatisés constituent la représentation moderne des grands livres comptables historiques. Les progiciels de comptabilité reposent sur les mêmes principes comptables, qui consistent à utiliser un grand livre général et des journaux spéciaux ou individuels pour la présentation des informations financières.
Les journaux comptables spéciaux sont couramment utilisés pour enregistrer la masse salariale, les ventes, les achats, les encaissements et les décaissements d'une entreprise. Chaque journal spécial est composé de comptes spécifiques utilisés pour enregistrer des transactions financières spécifiques. Le total de chaque journal est généralement enregistré dans le grand livre de comptabilité générale de l'entreprise à la fin du mois. Les états financiers sont ensuite créés à l'aide des totaux du grand livre.
Les journaux de paie incluent toutes les informations relatives aux paiements versés aux employés pour le temps travaillé dans l'entreprise. Ce journal spécial peut également contenir des informations sur les charges sociales dues aux agences gouvernementales fédérales, étatiques ou locales. Les informations sur les salaires sont enregistrées à différents moments de la période comptable; la plupart des entreprises enregistrent ces informations deux fois par mois ou à chaque fois que leurs employés sont payés.
Le journal des ventes enregistre tous les biens ou services vendus aux consommateurs ou à d’autres entreprises. Ces informations sont généralement enregistrées dans un journal spécial au fur et à mesure que les transactions se produisent lors des opérations commerciales normales. Le nombre de comptes utilisés dans le journal des ventes dépend du nombre de produits vendus par l'entreprise et de la quantité de détails qu'elle souhaite enregistrer. Des écritures de compensation sont généralement effectuées entre le journal des ventes et le canal des encaissements, qui représente l’argent dû par les clients à la société.
Le journal des encaissements représente l’ensemble des sommes dues à la société par les clients. Ce montant peut être réduit de l’argent versé au départ par les clients lorsqu’ils ont initialement effectué des achats dans l’entreprise. Ce journal spécial est très important pour la société car il contient des informations sur le montant des créances en souffrance de la société.
Le dernier journal spécial dans le système comptable d'une entreprise est le journal des décaissements. Ce journal spécial contient toutes les informations relatives aux achats de ressources économiques ou d’entrées d’activité de la société. Les transactions financières sont enregistrées au fur et à mesure qu’elles se produisent, qu’elles soient réglées au comptant ou au compte par la société.