Qu'est-ce qu'une politique de dépenses?

Une politique de dépense est un plan d’action logique et organisé utilisé pour déterminer la manière dont les ressources disponibles sont dépensées. Une politique de ce type est souvent utilisée par les gouvernements ainsi que par les entreprises et facilite le contrôle des dépenses. L'élaboration d'une politique de dépenses viable est essentielle au fonctionnement continu d'une entreprise, car elle contribue à garantir que les biens et services nécessaires à l'exploitation sont disponibles et que l'argent n'est pas gaspillé pour des éléments non essentiels.

Lors de la définition de la politique de dépense d'une entreprise, il est important d'identifier non seulement le type de dépenses nécessaire au fonctionnement en cours, mais également de hiérarchiser ces dépenses de manière à ce que les biens soient achetés rapidement. Cela présente plusieurs avantages pour l'entreprise. En programmant les dépenses en fonction de directives d’achat spécifiques, il est possible de maintenir les stocks dans des limites raisonnables et d’éviter de payer des taxes sur les biens qui restent entreposés pendant de longues périodes. En outre, l’établissement de règles de dépense contrôlant le processus de dépense signifiera que des ressources sont disponibles pour faire face aux problèmes imprévus, au lieu d’être bloquées dans les stocks existants.

Rédiger une politique de dépenses ressemble beaucoup à la rédaction d’un budget, en ce sens qu’il est nécessaire de déterminer les types d’achats nécessaires, le moment où ces achats doivent avoir lieu et les quantités pouvant être autorisées lors de l’achat de chaque bien ou service. De nombreuses entreprises gèrent un service des achats chargé de veiller au respect de la politique de dépenses. Cela se traduit souvent par une structure dans laquelle les départements soumettent les demandes d'achat des biens nécessaires pour examen par un agent d'achat. L'agent évalue la demande et, s'il est approuvé, attribue un bon de commande à la demande et autorise la passation de la commande. Cette approche facilite le traitement des paiements aux fournisseurs et le suivi de ces dépenses à la lumière du budget défini pour chaque service de la structure de l'entreprise.

Dans le meilleur des cas, une politique de dépenses permet à une entreprise d’utiliser ses ressources financières de la manière la plus prudente possible, aboutissant en définitive à la production de biens et de services vendus à des clients et générant des revenus. Lorsqu'une politique de dépenses est incomplète ou mal définie, les chances de maintenir les dépenses dans des limites raisonnables et d'augmenter les résultats nets de l'entreprise sont considérablement réduites, parfois au point de provoquer la faillite de l'entreprise.