Qu'est-ce qu'un appel par téléconférence?
Une téléconférence est une méthode de réunion utilisée en entreprise lorsque tous les participants, ou certains d'entre eux, se trouvent dans des lieux physiques différents. Chaque participant à une téléconférence sera probablement invité à se connecter à un emplacement central, soit au numéro de conférence sans frais pré-défini, soit simplement à un numéro de l'entreprise. Ce type de réunion par téléconférence est de plus en plus répandu, maintenant que le télétravail est une pratique répandue, ainsi que parmi les entreprises situées à divers endroits au pays ou à l’international.
Une téléconférence est très flexible. Par exemple, chaque participant à l'appel peut rester à son bureau sans avoir à passer la journée dans une salle de conférence. En outre, l'appel peut être planifié en fonction de l'horaire de chacun, bien que cela puisse être légèrement plus compliqué si les participants à la réunion vivent dans des fuseaux horaires différents.
En règle générale, une téléconférence comme celle-ci a lieu par téléphone, sans aucune conversation en tête-à-tête, mais certaines entreprises peuvent avoir des webcams ou des logiciels de réunion installés sur les ordinateurs de leurs employés. Cela peut permettre une communication en face à face, ou au moins permettre à tout le monde de voir le même écran sur l'ordinateur. En règle générale, une téléconférence commence simplement lorsque tout le monde a appelé. Le responsable de la téléconférence arrive généralement avant tous les autres et peut aider à faire les présentations au fur et à mesure que les autres arrivent.
Le responsable gérera ensuite la téléconférence, en soulevant les points de discussion individuels et les questions à traiter. Il ou elle devrait également encourager tout le monde à parler et poser des questions si quelqu'un semble silencieux ou semble distrait de l'appel. c'est-à-dire vérifier son courrier électronique. Si la téléconférence dure plus d'une heure ou deux, c'est le responsable qui doit indiquer qu'il y aura une brève pause de l'appel pour permettre aux gens de se rendre aux toilettes ou de prendre un verre.
Bien que certains considèrent qu'une téléconférence soit moins efficace et moins efficace qu'une réunion traditionnelle, il ne fait aucun doute qu'elle est moins chère et plus pratique pour les entreprises. Si les appels de téléconférence sont relativement petits et que tout le monde peut s’engager et s’intéresser à l’appel, ils peuvent accomplir beaucoup. Il serait peut-être utile de disposer d'une structure planifiée, avec différents orateurs et présentateurs tout au long de l'appel, afin d'éviter l'ennui et de faire en sorte que tout le monde annonce son nom avant de commencer à parler, afin d'éviter toute confusion pouvant entraîner la perte d'intérêt de la part des gens.