Qu'est-ce qu'un appel de téléconférence?
Un appel de téléconférence est une méthode de réunion utilisée dans les affaires lorsque tous, ou certains des participants à la réunion, se trouvent dans des emplacements physiques différents. Chaque participant à un appel de téléconférence sera probablement invité à composer un emplacement central, soit sur un numéro de téléphone prédéfini et sans frais, soit juste à un numéro de l'entreprise. Ce type de réunion de téléconférence devient de plus en plus courant maintenant que le télétravail est une pratique populaire, ainsi que parmi les entreprises avec divers emplacements nationaux ou internationaux.
Il y a beaucoup de flexibilité associée à un appel de téléconférence. Par exemple, chaque participant à l'appel reste à son propre bureau sans avoir besoin de passer la journée dans une salle de conférence. De plus, l'appel peut être planifié en fonction de l'horaire de chacun, bien que cela puisse être un peu plus compliqué si les participants à la rencontre vivent dans des fuseaux horaires différents.
Généralement, une conférence téléphonique comme celle-ci a lieu au téléphone, sans aucun FACE-FACE TIME, mais certaines entreprises peuvent avoir des webcams ou des logiciels de réunion installés sur les ordinateurs de leurs employés. Cela peut permettre une communication en face à face, ou du moins permettre à chacun d'afficher le même écran sur l'ordinateur. En général, une réunion de téléconférence commencera simplement lorsque tout le monde aura appelé. Il y aura généralement un chef de l'appel qui arrive devant tout le monde et qui pourrait aider à faire des présentations à l'arrivée des autres.
Le leader gérera alors généralement l'appel de téléconférence, soulevant des points de discussion et des problèmes individuels qui doivent être discutés. Il ou elle devrait également encourager tout le monde à parler et poser des questions si quelqu'un semble silencieux ou semble être distrait de l'appel; c'est-à-dire la vérification des e-mails. Si l'appel de téléconférence dure plus d'une heure ou deux, c'est le leader qui devrait dire qu'il y aura une brève pause de l'appel aux gens àVisitez les toilettes ou obtenez une boisson.
Bien que certains considèrent qu'un appel de téléconférence est moins efficace et accomplit moins qu'une réunion traditionnelle, il ne fait aucun doute qu'elle est moins coûteuse et plus pratique pour les entreprises. Si les appels de téléconférence sont maintenus relativement petits et que tout le monde peut être engagé et intéressé par l'appel, ils peuvent accomplir beaucoup. Il pourrait être utile d'avoir une structure planifiée, avec différents orateurs et présentateurs tout au long de l'appel pour éviter l'ennui, ainsi que pour que tout le monde annonce son nom avant de commencer à parler pour éviter la confusion, ce qui peut faire perdre son intérêt aux gens.