Qu'est-ce qu'un document de workflow?
Workflow est un terme utilisé pour décrire les étapes d'un processus. Ce terme est utilisé dans toute organisation dans laquelle un produit, un document ou une idée est déplacé entre plusieurs sites ou services. En un sens, le flux de travail peut être compris comme une vue d'ensemble du travail réel effectué pour mener à bien un processus. Un document de flux de travail est un rapport ou une analyse décrivant les étapes d'un processus, ainsi que les finances, les ressources et les informations incluses dans un tel processus. Un document passé par les étapes d'un processus, tel qu'une facture, une réclamation d'assurance ou une facture, peut également être considéré comme un document de workflow.
Les responsables cherchant à optimiser les opérations peuvent générer des documents de workflow. Ces documents peuvent répertorier les départements et les travailleurs par l'intermédiaire desquels un projet est en cours d'achèvement. Les documents peuvent également contenir des listes de ressources, de matériaux et d'équipements utilisés à chacune des étapes du flux de travail. Un document de flux de travail peut également aider un responsable à comprendre quelles étapes d'un processus sont les plus coûteuses.
Les documents illustrant les composants et les étapes du flux de travail peuvent être utilisés pour la budgétisation. Les responsables peuvent déterminer le coût d'un produit, ainsi que les départements ou les domaines susceptibles d'être réduits. Les processus d'audit interne peuvent également inclure l'utilisation de documents de workflow. Les comptables en gestion peuvent présenter des données financières obtenues à partir d'un document de workflow.
Dans les contextes de fabrication, les documents de workflow peuvent être utilisés pour optimiser les processus de production. Par exemple, un document de flux de travail peut être composé à l'aide d'un logiciel de gestion de flux de travail spécial. Lorsqu'un concepteur crée un modèle et une nomenclature, le document peut être automatiquement transmis à un professionnel responsable de l'étape suivante.
Ces documents sont également utilisés dans les communautés scientifiques. Les médecins spécialistes, par exemple, peuvent générer des documents de flux de travail illustrant l’activité cérébrale. Un document de flux de travail peut également être généré pour décrire la relation entre un utilisateur et une machine.
Lorsqu'un document de workflow décrit un élément qui passe par les étapes d'un processus, il fait normalement référence à un paiement ou à un service qui doit être approuvé par des professionnels de plusieurs départements différents. Par exemple, si un responsable de département découvre qu'il a besoin de nouveaux ordinateurs, il peut préparer un document répertoriant les coûts. Il pourrait alors transmettre ce document à la hiérarchie pour obtenir son approbation.
Les compagnies d’assurance utilisent également des documents de workflow. Dans ces cas, les réclamations sont déposées par les clients. Une réclamation peut être transmise à un souscripteur. Un souscripteur peut ensuite le transmettre à un gestionnaire ou à un dirigeant qui utilise la recherche et l’analyse générées par un souscripteur pour approuver les taux.