Qu'est-ce qu'un système de gestion du flux de travail?
Un système de gestion de flux de travail est un système informatique destiné à faciliter la création, la maintenance et le stockage d'informations sur les différentes parties du flux de travail. Le but d’un tel système est d’aider à créer des rapports et d’autres données utiles susceptibles d’améliorer le processus de workflow et la productivité en mettant l’accent sur les éléments susceptibles de progresser plus rapidement et les domaines dans lesquels l’efficacité pourrait être accrue. La gestion du flux de travail est un concept relativement nouveau dans le monde du travail. La gestion du flux de travail est essentiellement l’idée qu’en gérant la progression des données, des documents, des pistes et d’autres éléments liés au travail, le processus de travail peut être rationalisé et que tout échec de ce processus peut être facilement documenté.
Les systèmes de gestion de flux de travail sont utilisés pour un certain nombre de raisons dans l'environnement commercial actuel. L'une des principales raisons de l'utilisation accrue et de l'adhésion à un système de gestion du flux de travail est qu'il peut être utilisé pour suivre les performances des employés. En enregistrant tout dans le système de gestion du flux de travail, si un problème survient plus tard, il est facile de voir d'où vient le problème et de prendre les mesures appropriées. De cette manière, on peut confirmer que chaque employé fait son travail correctement et dans les délais; les employés peuvent également être tenus responsables de travaux non terminés à temps ou mal terminés.
Une autre utilisation d'un système de gestion de flux de travaux consiste à faciliter le processus de service à la clientèle. Les systèmes de gestion de flux de travail utilisés à cette fin sont souvent appelés systèmes de gestion de la relation client (CRM). Les gestionnaires de relation client aident le service clientèle en s'assurant que ceux-ci ont accès à un enregistrement détaillé de tout ce qui a été fait pour aider un client à déposer une plainte. Ces systèmes suivent également chaque contact avec un client afin de trouver la preuve de «qui a parlé à qui» pour tout problème éventuel. Les CRM sont également utiles pour le marketing auprès des clients à tout moment, si l'entreprise qui l'utilise le souhaite.
De tels systèmes peuvent également améliorer la productivité et la production dans les environnements d’usine. En étant capable de suivre le processus de production de la matière première au produit fini à l'aide d'un système de gestion du flux de travail, il devient beaucoup plus facile d'identifier les goulots d'étranglement dans le cycle de production. Identifier les processus inefficaces qui entraînent des retards ou des travaux excessifs et des coûts peut également devenir plus facile. L'utilisation d'un système de gestion du flux de travail peut donc être un excellent moyen d'améliorer la productivité, la responsabilité et les relations client dans toute entreprise.