Qu'est-ce que la planification des acquisitions?
La planification des acquisitions est un processus de coordination visant à préparer l'acquisition en douceur et sans incident d'un nouvel actif ou d'un nouvel approvisionnement. Cela peut être nécessaire pour des actifs particulièrement importants ou complexes, et est particulièrement courant dans les agences gouvernementales. Ces agences doivent pouvoir documenter non seulement la nécessité d'un actif, mais aussi le processus utilisé pour l'acquérir, afin de garantir aux contribuables que leur argent est dépensé à bon escient et de manière appropriée. Les plans du gouvernement peuvent être ouverts aux membres du public si un actif n'est pas de nature confidentielle.
La planification des acquisitions comporte plusieurs étapes, notamment des réunions pour identifier les besoins, localiser les actifs permettant de répondre à ces besoins et obtenir l’approbation des autorités compétentes. Une fois qu'une organisation a approuvé l'achat d'un actif, elle peut passer à la phase de coordination de la planification des acquisitions. Par exemple, si un organisme gouvernemental veut remplacer ses systèmes informatiques, il doit définir un calendrier pour le remplacement et ce calendrier doit également définir les rôles spécifiques des différents travailleurs dans le processus.
Les entreprises impliquées dans la planification des acquisitions peuvent déléguer les responsabilités des employés pour chaque étape, y compris le transfert, le déchargement, les tests et l'installation d'actifs. Le niveau de planification nécessaire peut dépendre de l’actif. Au cours des étapes de planification, le personnel essaie de penser à tout problème potentiel susceptible de survenir afin de pouvoir les anticiper ou les anticiper. Les spécifications techniques de l’actif font l’objet d’un examen minutieux afin d’identifier les problèmes potentiels tels que la fragilité ou le besoin d’équipement spécial pour manipuler l’actif.
Dans la planification de l'acquisition d'actifs, les besoins en personnel, tels que la formation, peuvent également être pris en compte. Pour quelque chose comme l'installation d'un nouveau système informatique, les travailleurs peuvent avoir besoin d'une journée de formation ou plus pour apprendre le nouveau système. Les planificateurs doivent prévoir des congés ou une suspension temporaire des opérations pendant l'installation et le test de l'actif, et permettre aux employés de s'en servir. Les planificateurs peuvent élaborer des plans d'urgence; Un organisme gouvernemental, par exemple, peut avoir besoin d'accéder à un système de sauvegarde en cas de problème d'installation d'un nouveau.
Les spécialistes de la planification de l’acquisition d’actifs peuvent jouer le rôle de consultants et de conseillers dans ce processus. Ils peuvent être impliqués à chaque étape, de la réunion initiale pour discuter d'un besoin non satisfait à l'installation finale de l'actif. Ce travail nécessite des connaissances de l'organisation, des capacités de pensée critique et la capacité de regarder les situations sous des angles divers.