Qu'est-ce que la gestion des assistants administratifs?
L'assistant administratif de gestion est un poste où la personne supervise les secrétaires et le personnel administratif d'une entreprise ou d'une entreprise. Alternativement, il peut également décrire le rôle d'un assistant administratif individuel. Les employés qui occupent ce poste fournissent un soutien aux différents dirigeants et dirigeants d’entreprises. Les activités peuvent aller de répondre à des appels téléphoniques, prendre des messages, taper de la correspondance et planifier des rendez-vous pour les professionnels pris en charge.
Les employés dans le rôle d'assistant administratif à la direction travaillent généralement à un niveau de supervision et agissent en tant que mentors pour les assistants administratifs du personnel de l'entreprise ou de la société. Cela implique de fixer les heures et les rôles de travail de chacun des assistants. Par exemple, si l'un des assistants administratifs prenant en charge deux des dirigeants de l'entreprise part en vacances pour une semaine, les responsables de la gestion des assistants administratifs sont chargés de s'assurer que les deux dirigeants disposent d'un support administratif.
Outre la planification, la formation est un autre facteur important de la gestion des assistants administratifs. Les cours, les cours et les ateliers destinés aux assistantes administratives permettent aux responsables de traiter avec les assistants d’importants sujets, questions et tendances, afin de les aider à mieux accomplir leur travail. Cela implique de rechercher des opportunités d'apprentissage et de formation, ainsi que de planifier la formation et de prendre des dispositions supplémentaires.
L'embauche est un autre aspect de la gestion des assistants administratifs. Lorsque des secrétaires ou du personnel administratif supplémentaires doivent être embauchés, le responsable de cette zone publie des offres d'emploi, reprend les champs et planifie les entretiens. Le responsable peut également participer à l’entretien des candidats avec les candidats pour lesquels l’assistant administratif travaillera directement.
La gestion des assistants administratifs nécessite également un responsable qui assure la liaison entre les assistants et les personnes pour lesquelles ils travaillent, en cas de problème. Des problèmes de personnalité, des différends et des désaccords entre les assistants et leurs chefs peuvent se produire et se produisent effectivement. Lorsque cela se produit, le volet gestion de l’assistant administratif nécessite que le responsable intervienne et aide à résoudre les problèmes.
La description de travail des assistants administratifs peut varier. Certains assistants répondent simplement au téléphone et gèrent les horaires de leur chef. D'autres sont plus impliqués dans l'entreprise, certains pré-vendent ou effectuent une présélection ou exécutent des tâches similaires à celles de leurs chefs. Pour gérer le rôle d’assistant administratif plutôt que pour gérer un groupe d’assistants administratifs, un employé doit faire correspondre ses caractéristiques, son expérience et ses traits de personnalité avec les responsabilités professionnelles et la personne pour laquelle il travaillera.