Qu'est-ce qu'un rapport ad hoc?
Un rapport ad hoc est un rapport créé par une personne en réponse à une demande d'informations spécifique, plutôt qu'à des intervalles définis ou dans le cadre de rapports de routine. Les superviseurs peuvent demander de tels rapports pour diverses raisons et prévoir généralement un délai d'exécution, par exemple une demande de soumission du rapport avant la fin du jour ouvrable. Des outils d'aide à la création de tels rapports sont disponibles, en fonction de la nature de l'entreprise et de la demande.
L'expression latine «ad hoc» signifie «pour cela», faisant référence à l'idée que le rapport est commandé dans un but particulier et couvre un sujet spécifique. Une demande de rapport ad hoc peut impliquer des informations internes telles que les données de vente, les performances des employés, etc. Il peut également inclure des informations externes, telles que des données sur l'évolution des conditions du marché, les attentes des consommateurs et d'autres sujets. Lorsqu'une demande de rapport ad hoc est faite, elle devrait inclure une discussion détaillée de ce qui est attendu du rapport.
Les secrétaires et autres membres du personnel administratif sont généralement chargés de ce type de travail. Ils collectent des données à partir de bases de données d'entreprise et de recherches externes, telles que des revues spécialisées et des reportages. Les logiciels ont souvent des modèles que les gens peuvent utiliser pour générer rapidement des rapports. Celles-ci peuvent être liées aux bases de données pour permettre la génération de graphiques, de graphiques et d'autres présentations visuelles de données, en s'inspirant directement de la base de données plutôt que d'obliger la personne à créer la présentation à partir de zéro.
Certaines des raisons de demander un rapport ad hoc peuvent inclure des plans exploratoires pour le lancement de nouveaux produits et services, des études de marché préliminaires et une préparation à la refonte des pratiques et des plans d’entreprise. Dans tous les cas, les données initiales serviront de guide au personnel devant prendre des décisions sur la manière de procéder. Le rapport ad hoc peut identifier des problèmes particuliers et mettra en évidence les activités à poursuivre ou à éviter. Par exemple, le rapport peut indiquer que les normes de l'industrie sont sur le point de changer, rendant peu judicieuse l'investissement dans un système conçu pour faciliter le respect des normes existantes, car l'entreprise devrait évoluer dans un proche avenir.
Un rapport ad-hoc est commandé dans un court délai, mais il doit toujours être conforme aux normes de présentation professionnelles. Cela inclut la correction d'éventuelles fautes de frappe, les erreurs et la lisibilité, le formatage correct du document et le respect des normes internes définies par l'entreprise pour la création de rapports. Avoir un modèle peut aider à cela, car il est possible d'insérer des informations dans le modèle pour s'assurer que le rapport suit une structure générale familière.