Qu'est-ce qu'une valeur administrative?
La valeur administrative est l’évaluation de l’importance d’un enregistrement commercial dans les opérations quotidiennes. Les documents considérés comme ayant une valeur administrative sont conservés ou utilisés régulièrement dans la conduite des affaires. Cette catégorisation des documents professionnels détermine la stratégie de conservation des documents d'une entreprise et peut avoir des implications juridiques dans diverses circonstances, telles que la réponse à une demande d'enquête préalable au cours d'un litige ou à la suite d'un audit fiscal.
Les documents commerciaux sont la pierre angulaire des opérations. La trace écrite des transactions est la façon dont une entreprise respecte ses obligations vis-à-vis du gouvernement en matière de conformité à la loi. Les entreprises sont tenues de documenter les ventes afin de justifier le paiement de l’impôt sur le revenu, ainsi que des registres indiquant le statut des employés, de prouver leur admissibilité et de justifier les heures travaillées. Les stratégies et procédures sont généralement consignées sur papier, ce qui crée un enregistrement historique des modifications apportées aux stratégies au fil du temps.
Ces exigences, ainsi que les besoins internes et les normes de l'industrie, signifient que chaque valeur produite par une entreprise doit être évaluée en fonction de sa valeur administrative. Une entreprise détermine si le document est quelque chose qui doit ou doit être conservé pendant un certain temps, ou s'il peut être détruit sans conséquences. Les grandes entreprises établissent généralement une politique de conservation des documents qui aide les employés à déterminer la valeur des documents de sorte que les types de documents d’entreprise conservés soient uniformes dans l’ensemble de la société.
Les petites entreprises conçoivent rarement une politique formelle de conservation des documents, mais la détermination de la valeur administrative n’est pas moins importante dans un environnement de petite entreprise. Une tenue de registres inadéquate peut mettre toute entreprise en faillite. Par exemple, une entreprise qui passe des contrats de services donne généralement au client le droit de vérifier ses registres de l'activité du compte. Si les dossiers administratifs appropriés ne sont pas conservés, le client peut intenter une action en justice pour obtenir le remboursement des paiements effectués. Dans un environnement de vente au détail, la défense efficace d’une poursuite en glissade et en chute peut dépendre des politiques et procédures écrites que les employés ont reçues dans le cadre de leur formation initiale.
La valeur administrative joue également un rôle dans un contexte public à des fins de surveillance et d’historique. Le public s'intéresse généralement aux activités quotidiennes des représentants et des bureaux du gouvernement, et certains pays ont des lois qui leur permettent d'accéder aux archives gouvernementales, telles que la loi sur la liberté de l'information des États-Unis. Une évaluation de la valeur administrative détermine souvent quels dossiers doivent être conservés et ce qui peut être déchiqueté tout en respectant la loi. Sans cet accent mis sur la valeur de certains documents professionnels, une grande partie de l'historique transactionnel des entreprises, des agences et des organisations serait perdue.