Qu'est-ce qu'une note de conseil?
Un avis est un type de document commercial qui indique qu'une commande passée par un client a bien été reçue et autorisée à être expédiée et qu'elle est en cours d'acheminement. Parfois désigné comme un avis d'expédition, le document a pour objectif de tenir le client informé de l'état actuel de la commande et de faire en sorte que le client sache à l'avance quand la commande doit arriver. Une fois fournies aux clients sous forme de lettre commerciale envoyée par la poste, de nombreuses entreprises utilisent aujourd'hui le courrier électronique ou des processus de notification en ligne similaires pour informer les clients du traitement et de l'expédition de leur commande et pour leur faire savoir à quel moment la commande est terminée. arrivera au point de destination.
L'avis est de nature assez semblable à ce que l'on appelle un avis d'acceptation. Ce document est souvent utilisé dans les milieux financiers pour affirmer l’extension d’une marge de crédit à un client, que ce soit par un vendeur ou par une institution financière telle qu'une banque. Bien que l'objectif soit légèrement différent, l'avis et l'avis d'acceptation servent à informer le client que la demande qu'il a soumise a été approuvée et sera bientôt disponible pour son utilisation.
La quantité de détails inclus dans une note de conseil variera, parfois en fonction des coutumes locales et à d’autres moments en fonction des lois commerciales en vigueur dans la juridiction où le vendeur ou le fournisseur est basé. La plupart des versions de la note comprendront des références aux numéros de commande; tout numéro de commande fourni par le client; une description incluant le type et la quantité de biens inclus dans la commande; et même les coûts totaux, y compris les frais d'expédition évalués par le fournisseur. Le mode d'expédition, y compris le nom de l'expéditeur, fait également souvent partie des détails inclus. Si l'envoi correspond à l'exécution partielle d'une commande client, le détail peut également identifier les articles qui seront expédiés à une date ultérieure. Lorsque les détails de la note de conseil sont assez complets, le client peut utiliser ces détails pour les faire correspondre au bon de commande original et avoir une bonne idée du moment où il faut s'attendre à chacun des articles impliqués dans cette commande.
Il est important de noter que les avis ne remplacent pas le connaissement qui accompagne l'envoi, ni un document servant de liste de colisage pour la commande. Ce type de document commercial est strictement informatif et sert à alerter le client du moment où la commande est expédiée, du mode d’envoi utilisé, des éléments inclus dans l’envoi et de la date de livraison prévue. Les clients doivent attendre la réception de la commande, en vérifier l'exactitude et en évaluer les éventuels dommages en transit avant de procéder au paiement, dans la mesure du possible.