Qu'est-ce qu'un système de gestion d'actifs?
Un système de gestion d'actifs est un ensemble de procédures utilisées pour gérer tous les actifs d'une entreprise ou d'un particulier. Ces actifs peuvent inclure à la fois des actifs physiques et numériques. Le système de gestion des actifs doit gérer et gérer les détails de chaque actif, y compris leur sélection, leur maintenance, leur inspection, leur protection et leur renouvellement. Ces systèmes sont particulièrement utiles lorsqu'une entreprise dispose d'actifs dont la durée de vie est courte et dont la valeur se déprécie sur la durée de vie de l'actif.
Un système peut être un système physique dans lequel les actifs sont suivis avec une série de processus et documentés manuellement. Le système pourrait être hébergé dans un logiciel qui suit électroniquement tous les actifs de la société. Un système de logiciel de gestion des actifs permet à l'entreprise de suivre et de générer des rapports sur tous ses actifs à partir d'un seul emplacement plutôt que de collecter les informations à partir de plusieurs emplacements.
Un système de gestion des actifs conserve un enregistrement de chacun des actifs tel qu'il est entré dans le système par la société. Le système de gestion des actifs peut contenir les informations concernant les calendriers de service des actifs, les enregistrements de maintenance, la valeur actuelle de l'actif et un calendrier de remplacement des actifs. Dans le progiciel, certains rapports ou déclencheurs peuvent être configurés afin de vous aider à maintenir des cycles de maintenance et de remplacement réguliers.
Le système de gestion des actifs ne dépend que de l’information qu’il contient. Il est impératif que la société place de bonnes informations sur ses actifs dans le système. Ces informations doivent également être mises à jour régulièrement et mises à jour avec tout changement des actifs de l'entreprise. Si les informations ne sont pas correctement conservées, la société n'aura pas une bonne valeur pour ses actifs commerciaux dans ses livres.
La gestion des informations sur les actifs numériques dans le système de gestion des actifs aidera l'entreprise en cas d'audit ou de catastrophe ou en cas de poursuite. Si le système de gestion des actifs inclut non seulement les informations relatives à un ordinateur spécifique, mais également le logiciel installé sur cet ordinateur, il sera beaucoup plus facile, lors de tout processus de découverte, de répondre à des demandes spécifiques. En cas de catastrophe, telle qu'un incendie ou un ordinateur en panne, l'entreprise pourra remplacer l'ordinateur d'un employé spécifique beaucoup plus rapidement par des informations précises sur les actifs.
Le choix entre un système de gestion d'actifs physique ou logiciel dépend de chaque entreprise ou individu possédant des actifs. En règle générale, plus vous avez d'actifs à gérer, plus vous avez de chances de choisir un système numérique. Un bon système de gestion des actifs physiques pouvant être géré par chaque site pourrait toutefois s’avérer meilleur pour certaines entreprises.