Qu'est-ce qu'un secrétaire automatisé?
Une secrétaire automatisée est un appareil qui achemine les appels dans un bureau. Ces dispositifs sont souvent utilisés par les petites entreprises pour fournir un filtre de base entre le bureau et les appels téléphoniques indésirables, tels que les télévendeurs ou les mauvais numéros. Les grandes entreprises auront souvent une secrétaire dans la vie réelle pour remplir cette fonction, rendant la secrétaire automatisée superflue. Ce terme est souvent utilisé comme synonyme de secrétaire virtuel, mais les deux sont en réalité très différents. Une secrétaire virtuelle est une personne réelle, mais pas une personne présente dans l'entreprise même.
Dans la plupart des cas, une secrétaire automatisée est une petite boîte qui se branche à la ligne téléphonique entre le téléphone et le mur. Lorsqu'un numéro connu et approuvé appelle la ligne, le secrétaire autorise l'appel à passer directement au téléphone. Si un numéro non approuvé, inconnu ou restreint appelle, le secrétaire automatisé l'interceptera.
En règle générale, une interception de ce type signifie qu'un système automatisé répond à l'appel et demande des informations de base à l'appelant. Après avoir obtenu des réponses à ses questions, l'appareil appelle le téléphone connecté et transmet ces informations au récepteur, qui a alors la possibilité de prendre l'appel. Si le numéro est considéré comme incorrect ou si le destinataire refuse l'appel, l'appel sera alors acheminé vers la messagerie vocale ou simplement déconnecté.
Une erreur courante est de supposer qu'une secrétaire virtuelle et une secrétaire automatisée sont la même chose. Une secrétaire virtuelle est un entrepreneur indépendant qui agit en tant que secrétaire depuis un lieu éloigné. En règle générale, ces travailleurs ont un bureau à domicile et effectuent des tâches de secrétariat communes, souvent pour plusieurs entreprises. Les tâches courantes consistent à répondre au téléphone, à transcrire des lettres ou des discours enregistrés et à prendre des dispositions de voyage.
Bien que les deux types de secrétaires soient très différents, ils ont une méthodologie globale similaire. En supprimant à la fois l’espace et le coût d’une secrétaire traditionnelle, une entreprise est en mesure de fonctionner avec des frais généraux beaucoup plus faibles. Cela permet à une entreprise de fonctionner à un niveau où elle aurait pu faire faillite dans le système traditionnel. De plus, l'utilisation des fonctions téléphoniques automatisées d'une secrétaire virtuelle permet souvent à une entreprise de paraître plus grande et mieux organisée.
Dans le cas du secrétaire virtuel, la sous-traitance du travail offre des avantages supplémentaires. Un seul travailleur peut travailler pour plusieurs entreprises simultanément, au lieu d'être contraint à un seul emploi à temps partiel. En outre, le fait de travailler à domicile permet aux personnes ayant de jeunes enfants, à un handicap ou à des horaires imprévisibles de continuer à exercer leurs activités sur le marché du travail.