Qu'est-ce qu'un flux de travail automatisé?
Le flux de travail comprend les étapes franchies par une entreprise ou un employé afin de fournir un produit ou un service à ses clients. Un flux de travail automatisé se produit lorsque ces étapes sont assistées par des ordinateurs ou d'autres machines. Pour automatiser le processus de flux de travail, il faut d’abord décomposer les étapes du processus. Une fois que l'entreprise a bien saisi chaque étape du processus de flux de travail, la création d'un flux de travail automatisé implique la saisie du processus de flux de travail dans un logiciel de gestion de flux de travail, qui automatise ensuite le processus.
Le flux de travail automatisé a pour principal avantage de permettre aux employés de gagner du temps et d’économiser de l’argent. Le logiciel de flux de travail automatisé dispose de fonctionnalités de création de rapports, ce qui permet à une entreprise d'identifier le moment où elle a besoin d'employés supplémentaires pour gérer la charge de travail ou lorsque l'entreprise compte plus d'employés que nécessaire. Le flux de travail automatisé élimine les processus manuels de saisie de données ou de transfert de fichier à la personne suivante qui doit travailler sur le fichier. Une fois la première tâche terminée, les systèmes de flux de travail automatisés avertissent la personne suivante de la tâche suivante et toutes les personnes impliquées dans le processus ont accès aux mêmes informations.
Un exemple de flux de travail automatisé utilisé est celui d'un hôpital. Avec un flux de travail automatisé, lorsqu'un réceptionniste contrôle le patient dans le système situé dans la salle d'attente, l'infirmière reçoit une alerte sur l'ordinateur indiquant qu'un patient est en attente et dans quelle salle. Une fois que le patient a rassemblé des informations sur le patient et les a entrées dans l'ordinateur, le médecin reçoit une alerte concernant le patient et la pièce dans laquelle il l'attend. Lorsque l'infirmière et le médecin saisissent des informations, un flux de travail automatisé les renvoie à la réceptionniste, qui gère la charge de patients.
Dans cet exemple, le flux de travail automatisé évite au personnel de saisir plusieurs fois les données du patient dans le système informatique ou le dossier du patient - lorsque la réceptionniste vérifie le patient, lorsque l'infirmière voit le patient et à nouveau lorsque le médecin voit le patient. Cela réduit les temps d'attente des patients car, une fois que la réceptionniste a saisi les informations du patient lors de l'enregistrement, les informations sont automatiquement transférées vers l'ordinateur de l'infirmière, puis de nouveau chez le médecin après que l'infirmière ait saisi des informations supplémentaires sur le patient. Ce flux de travail automatisé confère à l'hôpital une efficacité accrue et lui permet en définitive de fournir de meilleurs soins aux patients.