Qu'est-ce qu'un flux de travail automatisé?
Le flux de travail comprend les étapes qu'une entreprise ou un employé traverse afin de fournir un produit ou un service à ses clients. Un flux de travail automatisé est lorsque ces étapes sont aidées par des ordinateurs ou d'autres machines. Afin d'automatiser le processus de flux de travail, il faut d'abord décomposer les étapes impliquées dans le processus. Après que l'entreprise ait une compréhension ferme de chaque étape du processus de flux de travail, la création d'un flux de travail automatisé implique de saisir le processus de workflow dans le logiciel de gestion du flux de travail, qui automatise ensuite le processus.
Les principaux avantages du flux de travail automatisé sont qu'il permet de gagner du temps pour les employés et permet donc d'économiser de l'argent à l'entreprise. Le logiciel de workflow automatisé a des capacités de rapport, afin qu'une entreprise puisse identifier quand elle a besoin de membres du personnel supplémentaires pour gérer la charge de travail ou lorsque l'entreprise a plus de membres du personnel qu'il ne le fait. Le flux de travail automatisé élimine les processus manuels de saisir des données ou de remettre un fichier au prochain PErson qui a besoin de travailler sur le dossier. Au lieu de cela, une fois la première tâche terminée, les systèmes de flux de travail automatisés alertent la prochaine personne de la prochaine tâche, et toutes les personnes impliquées dans le processus ont accès aux mêmes informations.
Un exemple d'un flux de travail automatisé utilisé est celui d'un hôpital. Avec un flux de travail automatisé, lorsqu'une réceptionniste vérifie un patient dans le système dans la salle d'attente, l'infirmière reçoit une alerte sur l'ordinateur qu'un patient attend et dans quelle pièce. Une fois que l'infirmière a recueilli les informations du patient et l'a saisie dans l'ordinateur, le médecin reçoit une alerte sur le patient et dans quelle pièce le patient attend. Lorsque l'infirmière et le médecin saisissent des informations, le flux de travail automatisé génère les informations à la réceptionniste, qui gère le chargement du patient.
Dans cet exemple, le flux de travail automatisé sauve le personnel de la saisie des données des patients dans l'ordinateurSystème ou dossier du patient plusieurs fois - lorsque la réceptionniste vérifie le patient, lorsque l'infirmière voit le patient et à nouveau lorsque le médecin voit le patient. Cela réduit les temps d'attente du patient, car une fois que la réceptionniste a entrepris des informations sur les patients lors de l'enregistrement, les informations poussent automatiquement vers l'ordinateur de l'infirmière et à nouveau au médecin après que l'infirmière a saisi toute information supplémentaire sur le patient. Ce flux de travail automatisé offre à l'hôpital une plus grande efficacité et lui permet finalement de fournir de meilleurs soins aux patients.