Qu'est-ce qu'un nombre d'exceptions?
Un nombre d'exceptions est un processus souvent utilisé dans le cadre du contrôle d'inventaire physique. Cette stratégie implique de vérifier le nombre d'unités de chaque article stocké dans le stock d'inventaire avec un décompte physique, en notant les différences ou exceptions que le décompte physique révèle par rapport au décompte d'inventaire actuellement reflété dans les enregistrements de stock. Le nombre d'exceptions peut être utilisé pour rapprocher les inventaires physique et comptable, et permet également de minimiser la possibilité de commander davantage d'un article particulier nécessaire.
Effectuer un nombre d'exceptions appelle à l'inventaire physique du nombre d'unités de chaque article géré. Afin de procéder au décompte, une personne ou une équipe de personnes utilisera une copie imprimée de l'inventaire actuel, en indiquant le nombre d'unités censées être en stock à une certaine date. Étant donné que les articles en stock se voient généralement attribuer un espace de stockage spécifique dans l’entrepôt, une personne se rendra dans cet espace désigné et comptera physiquement le nombre d’unités en stock. Si le nombre physique correspond au nombre reflété dans l'inventaire comptable, il n'y a pas d'exception. Si les deux comptes ne correspondent pas, il en résulte que l'élément est considéré comme une exception.
Effectuer périodiquement un nombre d'exceptions est important pour plusieurs raisons. La conciliation de ce qui apparaît dans les registres d’inventaire avec ce qui est réellement disponible aide à éliminer la possibilité de manquer de pièces ou de matériaux essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise. Si le nombre d'exceptions constate qu'il y a plus d'unités en stock que ce qui est indiqué dans l'inventaire comptable, cela permet d'ajuster les livres en conséquence et de réviser les instructions de commande pour cet article particulier, stratégie qui permet d'éviter un inventaire gonflé qui, à son tour, déclenche une obligation fiscale plus élevée.
La fréquence impliquée dans la réalisation d'un nombre d'exceptions variera en fonction de la taille et de la nature des activités de l'entreprise. Une petite entreprise qui a tendance à fonctionner avec un minimum d’inventaire peut juger suffisant de procéder au comptage une ou deux fois par an. Pour les grandes entreprises dont le chiffre d'affaires des matières premières et des composants de machines est constant, il n'est pas rare qu'un nombre d'exceptions soit effectué au moins une fois par trimestre. Tant que le décompte est suffisamment fréquent pour éviter que l’entreprise n’éprouve de problèmes liés à un stock gonflé ou à une réduction des activités du fait que des pièces ou des matériaux importants n’étaient pas disponibles lorsqu’ils étaient supposés être en stock, la fréquence peut être considérée comme adéquate.