Qu'est-ce qu'un assistant administratif exécutif?
Un assistant administratif exécutif est la personne qui fournit un soutien complet à la direction, généralement dans un environnement d'entreprise ou d'entreprise. Il peut travailler exclusivement pour un seul responsable ou servir une équipe de dirigeants. Son travail comporte de nombreuses facettes et requiert généralement des compétences organisationnelles exemplaires.
Ce poste est traditionnellement perçu comme comportant considérablement plus de tâches et de responsabilités que celles de secrétaire ou d’assistant administratif. Bien que les compétences en matière de secrétariat soient importantes pour réussir dans l’administration du poste d’adjoint administratif, le poste implique généralement la gestion des affaires courantes du dirigeant. Les tâches de ce travail peuvent également souvent passer par l’assistance personnelle.
L'objectif principal d'un assistant administratif compétent est généralement de faire en sorte que la vie de l'entreprise se déroule de manière fluide et efficace. Cela nécessite généralement d’excellentes compétences en matière de gestion du temps et de hiérarchisation des projets. L’adjoint administratif exécutif a normalement accès au calendrier quotidien de son patron, ce qui leur permet de planifier des réunions, des voyages et des rendez-vous avec des partenaires sociaux.
Un assistant administratif exécutif est généralement le premier contact pour les communications professionnelles du dirigeant. Il est généralement la liaison entre l'exécutif et les cadres inférieurs. Lorsque des clients ou des fournisseurs extérieurs ont besoin de contacter le cadre supérieur, cet assistant filtre généralement les appels téléphoniques, les courriels, les visiteurs non programmés et organise des rendez-vous à la demande de son supérieur hiérarchique.
Les autres tâches d'un assistant administratif exécutif consistent souvent à organiser des voyages et l'hébergement à l'hôtel, à préparer des rapports sur les activités financières et d'entreprise, à former et à gérer le personnel de soutien de niveau inférieur. La préparation de notes de service pour les communications interministérielles est souvent requise de la part d'une personne occupant ce poste. La révision régulière des politiques et procédures et la discussion de leurs modifications éventuelles font généralement partie des relations entre les cadres supérieurs et les adjoints administratifs principaux.
Garder les clients et les clients heureux est généralement une grande priorité pour une personne avec ce travail. La capacité de communiquer efficacement avec toutes sortes de personnalités est synonyme de succès. La diplomatie et le charme sont souvent nécessaires pour atténuer les situations délicates pouvant survenir en raison de conflits d'horaire, de problèmes de communication ou de différences fondamentales de caractère.
D'excellentes compétences en informatique sont généralement requises pour être un assistant administratif exécutif compétent. Les compétences en traitement de texte sont également très appréciées. L’assistant est généralement appelé par son supérieur aux concurrents de la recherche, aux fournisseurs et aux commodités et options de la destination. Une grande partie de ses communications d'entreprise implique normalement des services de courrier électronique et de messagerie électronique.
Un diplôme d'études collégiales n'est normalement pas requis pour ce poste, mais un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent est généralement requis. Des cours en informatique, en relations publiques ou en gestion de bureau sont utiles, tout comme une formation en soutien administratif ou exécutif.