Qu'est-ce qu'un décompte d'inventaire?
Un décompte d'inventaire est un processus qui consiste à effectuer un décompte physique de chaque article trouvé dans un inventaire particulier. Les comptes sont couramment utilisés avec tous les types d’inventaire, quel que soit le type d’entreprise. Le but du comptage d'inventaire est de s'assurer que tous les enregistrements d'inventaire sont exacts. Si le décompte physique et les enregistrements ne concordent pas, il faut utiliser des procédures conformes aux politiques de l'entreprise et aux lois ou réglementations en vigueur pour concilier ces différences.
L'une des formes les plus utilisées du dénombrement des stocks est le dénombrement des cycles. Les entreprises manufacturières telles que les sociétés textiles ou les producteurs de produits électroniques ont généralement des stocks massifs de matières premières, de produits finis, de pièces et de fournitures, qui sont conservés afin de garder les machines de production opérationnelles. Avec chacun de ces stocks, la méthode du comptage cyclique permet de comptabiliser physiquement une partie de l'inventaire chaque mois ou chaque trimestre de l'année. Cela permet de réconcilier progressivement l'inventaire physique tout au long de l'année et de minimiser le processus de rapprochement lorsque le décompte annuel complet de l'inventaire physique est effectué.
Dans de nombreuses entreprises de production, les pièces et fournitures de machines sont conservées sur site et sont classées dans ce que l’on appelle les codes de matériaux. Les codes sont souvent structurés de sorte qu’ils se rapportent à un service spécifique de l’usine de production et au type de machine qui utilise ces composants ou fournitures. Une dernière partie du code de chaque composant renvoie normalement au numéro de pièce attribué par le fabricant de la pièce. Lors de la comptabilisation des cycles, un nombre spécifique de codes de matériau est sélectionné et chaque élément est compté physiquement. Lorsque le nombre physique est supérieur ou inférieur au nombre indiqué dans la liste d'inventaire, une note est créée et la liste est finalement rapprochée du nombre réel, une fois que les documents appropriés ont été archivés pour prendre en compte l'écart.
Effectuer un décompte d'inventaire est essentiel pour deux raisons principales. Premièrement, le comptage évite les situations dans lesquelles une ou plusieurs machines nécessitent des pièces de rechange et s’avère que ces pièces ne sont pas présentes dans le stock physique. En conséquence, le processus de production est retardé pour des périodes plus courtes et les niveaux de production peuvent être atteints avec une plus grande facilité. En même temps, maintenir un compte précis minimise les chances d'amasser un stock plus important que nécessaire et de générer un fardeau fiscal plus lourd avec ce stock plus important.