Qu'est-ce qu'un courrier automatisé?
Le courrier automatisé est un outil commercial qui permet de traiter de gros volumes de courrier avec une relative facilité. Certaines entreprises utilisent du matériel et du personnel pour gérer le traitement du courrier à cette échelle, tandis que d'autres confient ces fonctions à des fournisseurs qui se consacrent spécifiquement au traitement des campagnes de publipostage, à la distribution régulière d'articles de courrier aux clients et à d'autres projets en cours. Le but du courrier automatisé est de traiter le courrier rapidement et efficacement, réduisant ainsi les dépenses associées à la création et à la distribution de chaque unité.
Un exemple d'utilisation du courrier automatisé est la création et l'exécution d'une campagne de publipostage. Afin d'accélérer le processus d'envoi de gros volumes d'objets promotionnels tels que des lettres ou des cartes postales, l'expéditeur utilisera souvent des méthodes électroniques pour adresser, trier et préparer les éléments en vue de leur envoi. Celles-ci incluent la numérisation du courrier, la création de télécopies et de courriers électroniques complémentaires dans le cadre de la campagne, ainsi que la distribution de ces formats électroniques avec les envois de publipostage.
Les logiciels informatiques sont utilisés pour générer des étiquettes de publipostage ou pour imprimer les noms et adresses des destinataires sur les pièces elles-mêmes. Les machines de tri permettent de séparer les pièces par code postal, ce qui facilite l'utilisation des tarifs de courrier en nombre. De nombreuses stratégies de courrier automatisé utilisent également la technologie d'impression laser pour appliquer le montant d'affranchissement approprié dans le cadre du processus de tri, ce qui permet aux pièces d'être prêtes à être envoyées dans un délai relativement court.
L'avantage du courrier automatisé est qu'il est possible de préparer et d'envoyer des dizaines de milliers de courrier en une fraction du temps nécessaire pour préparer ces mêmes documents à la main. Selon la nature des envois postaux, l'utilisation d'outils automatisés permettrait à une entreprise de traiter plus de documents en une heure qu'une équipe de dix à quinze personnes ne pourrait en traiter en plusieurs jours ouvrables. Cela se traduit par des économies substantielles pour l'entreprise, ainsi que par la libération de précieuses ressources en personnel pour se concentrer sur d'autres aspects importants de l'opération.
Tandis que certaines entreprises choisissent de créer leur propre centre de tri du courrier en interne, d’autres choisissent de faire appel à des services de courrier automatisés pour gérer leurs campagnes de publipostage et d’autres publipostages en masse. Un grand nombre de ces sociétés tiennent des listes pour leurs clients, ainsi que des preuves de documents préparés pour les campagnes précédentes. Cela permet au client de mettre en place rapidement une nouvelle campagne de publipostage en utilisant des éléments de précédents publipostages, à un coût relativement faible. Étant donné que bon nombre de ces services facturent un tarif fixe par pièce, qui comprend l’impression, l’épreuve, l’adressage, l’affranchissement et même la livraison au bureau de poste, il est très facile de calculer le coût du projet d’envoi en quelques minutes.
Un autre avantage de l’utilisation d’un service de courrier automatisé réside dans le fait que beaucoup offrent des remises sur volume. À mesure que le client choisit d’envoyer plus de copies de la même pièce, le tarif par envoi diminue. Cela peut permettre aux entreprises d'affiner leurs coûts de publipostage, voire d'envoyer des envois de courrier à des clients existants de manière continue.